Zadávání hostů
U každé rezervace můžete upravovat počty hostů (1), max však do plné kapacity aktuálně zvoleného pokoje. Pokud jste si upravovali nastavení kategorií hostů, můžete zde také přidávat hosty bez nároku na lůžko (obvykle malé děti) i nad rámec kapacity pokoje.
Hned vedle počtu hostů máte také tlačítko s tiskárnou (2), přes které můžete hostům vytisknout prázdné nebo již předvyplněné ubytovací karty k vyplnění a podpisu. Tisk je možný v různých formátech (a4/a5), hromadně ale i ve formě samostatné karty pro každého jednotlivého hosta.
Kliknutím do kolonky Jméno a příjmení se Vám otevře našeptávač propojený na Vaši databázi hostů. Když začnete psát, našeptávač se „aktualizuje“ a nabídne Vám všechny výsledky, které odpovídají zadanému textu.
Pokud u Vás host již byl ubytovaný, jednoduše ho vyberte z našeptávače a všechny jeho vyplněné údaje budou automaticky propsány do rezervace.
Pokud host v databázi nemáte, jednoduše po dopsání jména zmáčkněte tlačítko Enter nebo klikněte na tlačítko +Nový host. První metodou zadáte pouze jméno. Kliknutím na tlačítko se Vám zároveň otevře karta hosta k dalšímu doplnění.
Vyplnění karty hosta
Veškeré údaje o jednotlivých hostech můžete doplnit po kliknutí na jméno nebo na žlutou ikonku tužky. Otevře se Vám následující karta hosta.
V kartě hosta funguje propojení data narození a věkového rozpětí kategorie hostů (které si můžete nastavit). Po zadání data narození se host automaticky zařadí do odpovídající věkové kategorie (dospělý, dítě, senior, atp.)
Za zmínku také stojí kolonka Štítky, kde si můžete hosta libovolně označit pro případné další pobyty. Štítek vytvoříte zapsáním názvu a potvrzením klávesou enter. U dalšího hosta se Vám již štítek bude nabízet v našeptávači.
Po přidání hosta se štítkem do rezervace jste na tuto skutečnost upozornění pop-up oknem a zároveň ikonou na konci řádku, kde si můžete štítky rychle zobrazit. Poznámka u hosta funguje totožně.
Údaje o hostech je také možné doplnit v rámci rychlého checkinu, kde zadáváte informace ke všem hostům v rezervaci najednou.
Check-in prováděný více recepčními zároveň
Od verze 8.9.4. (22.8.2023) máte také možnost vyplňovat check-in zároveň ve více lidech v rámci jedné rezervace. Ukládání hostů totiž nyní probíhá nezávisle na ukládání rezervace, takže již nehrozí, že si navzájem přepíšete data hostů. Stejně je ale potřeba vědět a dodržovat několik základních bodů, tak aby vše fungovalo správně.
- Kategorie hosta je nově už pouze výchozí pro nové rezervace (pro přiřazení hosta do rezervace). Co to reálně znamená? U hosta v konkrétní rezervaci si držíme historicky druh kategorie hosta, který se může v čase měnit. Tzn. v roce 2023 mohu mít daného hosta v kategorii dítě do 18 let a o několik let později už stejný host v rezervaci např. v roce 2025 může být v kategorii dospělý v návaznosti na svůj věk.
- Ukládání hostů probíhá nezávisle na ukládání rezervace – tzn. pokud doplníte prázdnou kartu hosta nemusíte již ukládat rezervaci (můžete klidně zmáčknout tlačítko storno) a vyplněné údaje budou uloženy. Tímto způsobem mohou v jedné rezervaci vyplnit např. 3 recepční pracovníci nezávisle na sobě tři různé hosty.
- Stejně tak můžete údaje hostů doplňovat přes funkci „rychlého check-inu“. Kde můžete i přepínat mezi rezervacemi v rámci skupiny. Opět je potřeba dodržovat několik pravidel:
- Před vyplněním údajů o hostech z větší skupiny by se měli recepční dohodnout, kdo bude vyplňovat které pokoje (alespoň na úrovni udělám 1-3 rezervaci, druhý člověk udělá 4-6 atp.)
- Reálně vše funguje tak, že např. 1. osoba z výše uvedeného příkladu vyplní pouze hosty v 1-3 rezervaci a nebude nic zapisovat k hostům do 4-6 pokoje.
- Máme zde i kontrolu, pokud by došlo k duplicitnímu zadání hostů > v situaci, kdy druhý recepční dokončí rychlý check-in pro pokoje 4-6 a okno uloží. První recepční si vyplní pokoje 1-3, ale následně pokračuje i na 4 pokoj. V tu chvíli se u hostů ze 4. pokoje, kteří již byli uložení (druhým recepčním) objeví v horní části okna upozornění s textem, že tito hosté již byli uloženi uživatelem XY a při zadání údajů může dojít k jejich přepsání. Recepční č.1 by se měl nyní zastavit a nepokračovat ve vyplňování dalších údajů a uložit rychlý check-in, tak aby byly správně uloženy údaje, které vyplnil u pokoje 1-3.
- POZOR > Pokud v rezervaci provádíte změny, které mají vliv na celkovou cenu rezervace (výběr hosta z našeptávače, změna počtu hostů, změna kategorie hosta, změna poplatků) je stále nutné rezervaci uložit.
- V tom okamžiku může dojít k přepsání hostů.
- Doporučujeme si tyto změny (např. změnu kategorie hostů/strav, atp.) nechat až na úplný závěr po vyplnění celého check-inu, kdy jeden člověk upraví potřebné parametry v rezervaci a celou rezervaci sám uloží.
- Zároveň je dobré vědět, že pokud se dostanete do situace, kdy (třeba i nevědomky) budete chtít uložit jakékoliv okno a uložením byste si přepsali zadaná data, budete na tuto skutečnost upozorněni nejprve ve žlutém informačním pruhu v horní části okna a při pokusu o uložení ještě ve vyskakovacím okně, které je potřeba ještě jednou potvrdit pro uložení (a přepsání dat).
Změna hosta / pořadí hostů
Každý se někdy může překliknout, takže pokud zadáte do rezervace nesprávného hosta nemusíte panikařit.
Klikněte si na tlačítko s modrými šipkami Vyměnit hosta, čímž se Vám opět aktivuje textové pole s našeptávačem pro zadání jména a vy už vyberete hosta, kterého jste původně chtěli zadat.
POZOR – pokud již máte zadaného hosta a chcete ho změnit, určitě nerozklikávejte kartu aktuálně zadaného hosta a nepřepisujte zde uvedené údaje!
Tímto způsobem dojde k přepsání záznamu o původně zadaného hosta ve všech rezervacích, kde se vyskytoval, informacemi o novém hostovi.
Pořadí zadaných hostů můžete také měnit přes drag & drop. Jednoduše myší uchopíte řádek hosta a přetáhnete ho na jinou pozici. Tímto způsobem není možné měnit pořadí hostů bez nároku na lůžko.
Drag & drop je ideální např. v situaci, kdy máte vyplněné 3 hosty a zjistíte, že první z nich nakonec nepřijede. Jednoduše ho následně přesunete na poslední místo a snížíte celkový počet hostů, čímž dojde k jeho odstranění z rezervace.
Strava, poplatek z pobytu a účel pobytu
Pokud Váš hotel nabízí stravy, můžete je v detailu rezervace zadat pro každého jednotlivého hosta. Zobrazené možnosti vycházejí z povolených typů stravy v termínu konkrétní rezervace.
Zvolená strava se také propíše do denního reportu a zohlední v pokojovém účtu.
„Zaškrtávátko“ Poplatek z pobytu určuje, zda host odvádí tzv. poplatek z pobytu. Po odškrtnutí se aktivuje vedlejší sloupeček, kde se dá specifikovat důvod osvobození od poplatku. Zároveň pokud si nastavíte v kategoriích hostů „dětskou kategorii hosta“, tzn. kategorie s typem „Dítě“ bude se kolonka poplatku z pobytu automaticky odškrtávat a důvod osvobození se automaticky upraví na „osoba mladší 18 let“.
Informace o poplatcích se následně promítá do Evidenční knihy.
Posledním editovatelným polem je účel pobytu. Ten je ve výchozím nastavení nastaven na „Turistiku“. Tato informace se následně promítá do domovní knihy cizinců.