Postup pro přiřazování záloh by měl ideálně probíhat v následujících krocích:

1. Klientovi je ručně/automaticky vystaven a odeslán zálohový list, podle kterého má v určitém časovém horizontu uhradit zálohu, aby mu byl pobyt potvrzen.
2. Klient zálohu uhradí a vy ji obdržíte na bankovní účet. V tomto okamžiku byste měli na daný příjem vystavit DPZ, který bude vycházet z informací ze zálohového listu.
3. Klient následně dorazí na hotel a chce doplatit zbytek částky. Je mu vystavena faktura, ve které je započtena již uhrazená záloha v návaznosti na DPZ.

Možné situace při párování záloh

Vzhledem k tomu, že každý uživatel přistupuje k vystavování zálohových dokladů trochu jinak, může nastat několik různých situací, které si níže popíšeme.

1) Ideální situace > doklady obsahují pouze položky z účtu rezervace

V ideálním a nejjednodušším případě uživatel při fakturaci pracuje pouze s položkami, které jsou obsaženy v účtu rezervace, tzn. nedopisuje a nepřidává do dokladů žádné ruční položky, které nejsou v účtu rezervace a tím pádem na něj nemají jakoukoliv vazbu.

Při vystavení / otevření dokladu tyto vázané položky velice jednoduše poznáte podle ikony kalendáře na konci řádku jednotlivých položek.

Tento způsob práce s účtem a doklady je (ještě jednou připomínáme) ten nejlepší a nejjednodušší. Použitím tohoto postupu také maximálně předcházíte výskytu možných chyb při vyúčtování.

Pokud chcete po klientovi např. částečnou zálohu, pracujte s položkami, které se Vám do dokladu automaticky načtou z účtu pokoje. Na jedno kliknutí si položky sloučíte do jedné položky, kterou si pojmenujete např. „záloha za pobyt“ a pak jednoduše přepíšete hodnotu této položky na hodnotu požadované zálohy. Doklad následně uložte a pošlete klientovi.

V účtu rezervace následně po uložení tohoto zálohového listu uvidíte, že záloha se vztahuje ke všem položkám účtu (jsou obsaženy ve sloučené položce v ZLV ve své poměrové hodnotě).

Posuňme se do chvíle, kdy Vám od klienta přijde úhrada zálohové platby. Na ZLV budete v tuto chvíli potřebovat vystavit daňový doklad > DPZ. Otevřete si přes žlutou ikonu tužky detail ZLV a ve spodní části klikněte na tlačítko „Vystavit DPZ“.

Po přeuložení se Vám do DPZ načte obsah ZLV v rozpadnuté podobě. Tzn. poměrové vyúčtování jednotlivých položek ze ZLV vzhledem k celkové hodnotě ZLV. Platbu již máte na účtu a tím pádem stačí pouze kliknout na tlačítko „Uložit včetně platby“.

Po uložení DPZ s platbou bude účet rezervace vypadat následujícím způsobem. Všechny položky budou částečně vyúčtované a zároveň také částečně uhrazené. Nyní už pouze čekáte na příjezd klienta a doplacení zbývající částky ceny rezervace.

Přesuneme se do situace, kdy host dorazil a doplácí zbývající cenu ubytování. Vystavíme mu fakturu a do ní chceme započíst i již uhrazenou zálohu. Po vystavení faktury nám automaticky vyskočí okno, kde nám bude nabídnuto přiřazení zálohového dokladu z rezervace (pokud existuje a není už přiřazen k jinému dokladu). Přiřazení potvrďte.

Do faktury se primárně načtou všechny doposud nevyfakturované položky z účtu a po přiřazení zálohy se napočítají i položky z DPZ s vazbou na účet. Ty jsou ale zároveň zohledněny i v sekci „zaplacená záloha“. V konečném součtu je tím pádem faktura správně vystavena pouze na doplatek rezervace, ale zároveň je v ní podrobně rozepsáno, kolik již bylo uhrazeno na záloze.

V účtu je pak situace následující, všechny položky jsou vyfakturovány a všechny položky jsou také uhrazeny kombinací finální faktury s platbou, na kterou je navázaný DPZ s platbou (který vychází z původního ZLV).

2) Zálohové doklady obsahují ručně zadané položky + finální doklad obsahuje položky z účtu rezervace

Druhou variantou, kterou mnoho z Vás používá, je situace, kdy např. v zálohovém dokladu nepoužíváte položky s vazbou na účet rezervace. Typický příklad je situace, kdy máte skupinu, otevřete nový ZLV (do kterého se načtou všechny položky skupiny), odmažete jednotlivé položky a pak přidáte přímo do ZLV novou položku bez vazby na účet (bez ikony kalendáře) „Záloha za ubytovací služby“ v hodnotě zálohy, kterou po klientovi požadujete.

Po uložení ZLV a přijetí platby můžete vystavit DPZ podobně jako u prvního, výše uvedeného příkladu. Po uložení DPZ situace v účtu vypadá následujícím způsobem.

Saldo rezervace je sníženo o hodnotu platby, ale když se podíváte na položky účtu, tak si jistě všimnete, že u jednotlivých položek nesvítí značky, že daná položka byla vyfakturována/uhrazena. Tato skutečnost plyne z toho, že v ZLV a DPZ není obsažena žádná položka z účtu (pouze ručně přidaná položka bez vazby na účet).

Následně opět čekáme na příjezd hosta a doplatek zbývající částky na místě. Ve chvíli, kdy host dorazí, vystavujeme fakturu.

Do té se načtou všechny položky účtu v plné hodnotě (protože nic z položek doposud není obsaženo v zálohových dokladech) a zároveň se Vám otevře okno pro přiřazení zálohového dokladu do faktury. Potvrďte přiřazení výše uvedeného DPZ a podívejme se, co se nám načetlo do finální faktury.

Jak už bylo zmíněno, faktura obsahuje kompletní (nevyfakturovaný) obsah účtu a ručně zadaná položka ze zálohového dokladu je zohledněna v sekci „Zaplacená záloha“. Po uložení dokladu jsme v této situaci schopni označit všechny položky jako vyfakturované a zaplacené. Saldo rezervace je také nulové, protože platby u dokladů dávají dohromady celou cenu rezervace.

V samotné finální faktuře je pak vidět konkrétní položka ze zálohového dokladu (v mínusové hodnotě) a celková částka je opět pouze na doplatek ve správné hodnotě.

3) Zálohové doklady obsahují pouze ručně zadané položky + finální doklad obsahuje pouze ručně zadané položky

Třetí možnou variantou je pak rozšíření druhé varianty, kdy jak zálohové doklady, tak finální faktury obsahují pouze ručně zadané položky bez vazby na účet. Tzn. začínáme v této situaci, kdy už máme vystavený ZLV a DPZ s platbou (přičemž položky zálohy se nevztahují k žádným položkám z účtu (jsou ručně zadané) a tím pádem nejsou ani položky účtu označeny jako vyfakturované a zaplacené).

Při vystavení finální faktury přiřadíte zálohový doklad a následně smažete všechny položky, které se Vám automaticky načetly z účtu (tzn. celková cena rezervace, protože nic z položek nebylo vyfakturováno v záloze > byla ruční položka) a do účtu vložíte ručně zadanou položku např. s názvem „Ubytovací služby“ v hodnotě celé rezervace. Tím pádem zůstane správně zachována finální částka k doplacení.

Ve finální faktuře to pak vypadá následujícím způsobem:

V účtu pak takto, kdy saldo rezervace je kompletně vyrovnané, ale všechny položky účtu nejsou označeny jako vyfakturované a zaplacené, protože ani část z nich není zahrnuta v jakémkoliv dokladu v tomto účtu.

Ideální situace to rozhodně není, protože kdybyste si hosté např. přikoupili ještě dodatečnou službu v průběhu pobytu a vy byste jim chtěli vystavit doklad, automaticky by se Vám do něj načetly všechny položky účtu (protože nejsou označeny jako vyfakturované a nejsou obsaženy ve vystavených dokladech).

Vzniku této situace můžete předejít pomocí uživatelských práv. Pokud konkrétní uživatelské roli zakážete přidávat ručně zadané položky a položky z našeptávače, bude muset daný uživatel vždy pracovat s položkami, které mu do dokladu budou načteny z účtu rezervace.

4) Zálohové doklady obsahují položky z účtu rezervace + finální doklad obsahuje pouze ručně zadané položky

Poslední možnou variantou jsou pak zálohové doklady s načtenými položkami z účtu. Tzn. vytvořím ZLV, do kterého se mi načtou položky účtu. Položky sloučím do položky „Záloha za ubytovací služby“ a změním cenu na 1200 Kč. ZLV doklad uložím a čekám na platbu. Po přijetí platby vystavím z okna detailu ZLV navazující daňový DPZ a ten uložím včetně platby.

V účtu to pak vypadá následovně. Dva vystavené doklady s platbou a všechny položky účtu jsou označeny jako částečně vyfakturované a částečně uhrazené.

 

Následně vystavíme finální fakturu. Nabídne se nám samozřejmě hned přiřazení zálohového DPZ, které potvrdíme. Do dokladu se nám následně načtou všechny položky z účtu ve své plné hodnotě (viz příklad 1) a hodnota zálohy se započte do sekce „zaplacená záloha“.

Z faktury následně z jakéhokoliv důvodu smažeme všechny automaticky načtené položky (třeba proto, že chceme mít vše v jedné položce a nechceme mít položky rozepsané) a místo nich do dokladu přidáme ručně novou položku (bez vazby na účet rezervace a jeho položky). Tato položka musí být v hodnotě celkové ceny rezervace, protože v dokladu je již započten DPZ. Tzn. pokud bychom do dokladu přidali položku pouze v hodnotě zbývajícího doplatku, připravíme se o peníze, protože od této hodnoty se bude odečítat ještě hodnota přiřazené zálohy.

Po uložení dokladu to v účtu vypadá podobně jako na obrázku níže. Saldo rezervace je 0, tzn. vybrali jsme celkovou částku rezervace. Kvůli ručnímu zásahu do finálního dokladu (smazání položek z účtu a přidání vlastní položky) se nám ale správně „nevybarví“ fajfky u položek účtu značící, že daná položka byla vyfakturována a zaplacena.

U všech položek z účtu zůstane info, že jsou pouze částečně vyfakturované a částečně uhrazené. Důvod je jednoduchý, tyto položky jsou opravdu vyfakturovány a uhrazeny pouze částečně v DPZ. Do finální faktury už kvůli ručnímu zásahu zbývající část těchto položek nevstupuje a tím pádem nejsou dofakturovány a doplaceny do plné hodnoty. Kdybyste nyní vystavili nový doklad, tak by se Vám do dokladu načetla nezaplacená část položek z účtu, které ale už máte zaplacené v ručně přidané položce na faktuře.

Naše doporučení v této situaci je jednoduché a bylo zmíněno již na začátku tohoto článku.

V dokladech pokud možno pracujte pouze s položkami, které jsou obsaženy v účtu rezervace. V tomto konkrétním případě by stačilo místo smazání položek z finální faktury (a jejich nahrazení ručně zadanou položkou) provést sloučení automaticky načtených položek (přes tlačítko „sloučit vše“) a pouze přepsat název této sloučené položky podle Vašich potřeb.

V účtu rezervace by následně vše vypadalo lépe. Saldo by bylo také nulové, ale všechny položky by byly označeny jako plně vyfakturované a plně uhrazené (zelené fajfky), což odpovídá ideálnímu stavu popsanému v bodě 1.

Vzniku této 4. situace ale můžete předejít i pomocí uživatelských práv. Pokud konkrétní uživatelské roli zakážete přidávat ručně zadané položky a položky z našeptávače, bude muset daný uživatel vždy pracovat s položkami, které mu do dokladu budou načteny z účtu rezervace.