Postup pro přiřazování záloh by měl ideálně probíhat v následujících krocích, které si níže rozebereme trochu podrobněji.
- Klientovi je vystaven ručně/automaticky a odeslán zálohový list, podle kterého má v určitém časovém horizontu uhradit zálohu, aby mu byl pobyt potvrzen.
- Klient zálohu uhradí a vy jí obdržíte na bankovní účet. V tomto okamžiku byste měli na daný příjem vystavit DPZ, který bude vycházet z informací ze zálohového listu.
- Klient následně dorazí na hotel a chce doplatit zbytek částky. Je mu vystavena faktura, ve které je započtena již uhrazená záloha v návaznosti na DPZ.
V účtu pokoje si rozkliknete editaci již vystaveného zálohového listu (ikona s tužkou), kde najdete ve spodní části tlačítko Vystavit DPZ (na základě právě editovaného zálohového listu). Otevře se Vám okno tvorby dokladu o přijaté záloze, který bude obsahovat stejné informace jako zálohový list zaslaný klientovi. Stačí tedy už jen tento doklad Uložit včetně platby.
Klient následně dorazí na hotel a chce Vám v hotovosti/kartou uhradit doplatek. V rezervaci daného klienta si vytvoříte fakturu/prodejku.
- Pokud je v rezervaci již vytvořený zálohový doklad, automaticky vám bude nabídnut k napárování (2) na aktuálně vystavovanou fakturu/prodejku.
- Pokud chcete přiřadit zálohu k dokladu vystavovanému mimo rezervaci přejděte do záložky Zálohy (1) a zálohový doklad si dohledejte pomocí fultextového vyhledávání (2).
Jedním z výše zmíněných způsobů si tedy vyberete doklad, který chcete k vytvářené faktuře přiřadit a následně už pouze potvrdíte ve spodní části okna (3).
Při uložení faktury/prodejky s přiřazenou zálohou včetně platby, se do plateb v rezervaci přidá pouze částka, která zbývá k úhradě po odečtení přiřazené zálohy. Přímo v samotné faktuře je potom zmíněno, že již byla uhrazena záloha např. 50 Kč a že zbývá k úhradě pouze např. 170 Kč.
V samotné rezervaci potom vše vypadá takto:
Celková cena daného pobytu je 220 Kč. Je vystaven zálohový list (doklad č.20170121) jako předpis pro platbu zálohy ve výši 50 Kč, na ten je vystaven doklad (doklad č.20170050) o přijetí zálohy (platba č.0230) ve stejné výši, který ze zálohového listu vychází. Klientovi byla potom vystavena faktura (doklad č.FV20170166), do kterého byla započtena zaplacená záloha a k tomuto dokladu je přiřazen doplatek ve výši 170 Kč (platba č.0231).