Tato tabulka obsahuje seznam předdefinových rolí pro uživatele, resp. předdefinovaných sad uživatelských práv.
Každou roli můžete editovat přes pravé tlačítko se žlutou tužkou nebo případně smazat přes tlačítko s červeným křížkem. Novou roli můžete přidat vlevo nahoře nad tabulkou přes tlačítko se zeleným plus.
Celkem jsou zde k nastavení čtyři sekce:
Obecné – pouze název dané role pro následné přiřazení konkrétnímu uživateli
Moduly – výběr modulů/sekci v menu v horní liště v Previu, které budou přístupné pro danou roli. Mohu si zvolit libovolnou kombinaci přístupných modulů nebo případně zvolit předdefinované role Manažer/Recepční, které už mají přednastavené určité kombinace práv (které lze samozřejmě ještě doplnit ručním doklikáním dodatečných práv na jiné moduly).
Operace – zde už se jedná o nastavení práv na konkrétní akce/činnosti, které může uživatel v povolených modulech v Previu vykonat. Nastavení je rozděleno do tří záložek. Jsou to práva na práci s rezervacemi, práva na doklady a následně práva na veškeré další operace (např. evidenční kniha, databáze hostů, recenze, nastavení uživatelů, ceník atp.).
Opět zde mohu vycházet z předdefinovaných rolí Manažer/Recepční a další práva případně ručně doplnit.
Samotná uživatelská práva jsou nyní mnohem detailněji členěna. V sekci Rezervace je např. uživatelům možné nastavit to, že k rezervacím v některých zvolených stavech nebudou mít vůbec přístup (resp. ani je nebudou moci vytvářet). Je možné využít např. v situaci, kdy nechcete, aby recepce dále zasahovala do již ukončených a odbydlených rezervací, kdy jednoduše odeberete práva na práci s rezervacemi ve stavu Ukončeno.
Dále je možné limitovat práci s položkami v hotelovém účtu. Uživatel např. již nemusí být schopný vytvořit novou vlastní položku. Pokud chce do účtu něco přidat musí vždy zvolit z našeptávače nadefinovaných služeb/drobného prodeje atp.
Důležité právo v této sekci je možnost zobrazení informací o kreditní kartě v detailu rezervace. Doporučujeme tyto údaje zpřístupnit pouze kompetentním pracovníkům, kteří např. provádějí předautorizace atp.
V druhé záložce Doklady je členění práv také podrobnější. Je možné dané roli povolit pracovat např. pouze s některými druhy dokladů. Mohu tedy recepci např. kompletně „zakázat“ tvorbu dobropisů, včetně jakékoliv jejich další editace (viz printscreen níže). Zároveň mohu např. zakázat zpětnou editaci konkrétních typů dokladů – recepce sice může vystavit nový doklad, ale nemůže ho pak již zpětně editovat a měnit.
Poslední sekce Ostatní už se vztahuje k akcím, které je možné provést v jiných povolených modulech. Jak už bylo zmíněno – může se jedna např. o nastavení cen, práva na práci s platbami v pokladně, tvorba a práce se skladovými položkami, vytváření a editace domovních knih cizinců atp.
POZOR – Nezapomeňte pro každou uživatelskou roli vždy nastavit práva jak na MODULY tak na OPERACE. Pokud budu mít nastavená práva pouze na moduly, tak se sice uživatel s danou rolí dostane do jednotlivých sekcí v Previu, ale nebude schopný jakkoliv s touto sekcí pracovat.
Povolené IP (adresy) – přes poslední záložku je možné omezit dané roli možnosti přihlášení z konkrétních IP adres. Nejčastěji využíváno např. pro „nepravidelné“ zaměstnance/brigádníky, kterým je tímto způsobem zakázáno přihlašovat se do Previa např. z domova. Přihlášení je následně možné provést pouze ze zadaných IP adres, což většinou bývá právě IP adresa, ze které se daný uživatel přihlašuje přímo z ubytovacího zařízení.
