Pokladní knihu lze v libovolný moment uzamknout provedením Uzávěrky pokladny. Všechny hotovostní operace až do okamžiku uzavření pokladny budou zahrnuty do uzávěrky (pokud již nejsou v uzávěrce předchozí). Uzávěrka je zaznamenána (uložena) a je možné k ní vytisknout Předávací protokol. Je tedy ideálním nástrojem, který využijete při předávání jednotlivých směn na recepci.
Kaskádové uzamčení funguje tímto způsobem:
- Platby uzamčené uzávěrkou pokladny není již možné v Previu smazat.
- Doklady, ke kterým se váže platba, která je uzamčená uzávěrkou pokladny, není možné smazat ani změnit. (Toto platí i pro pouze částečně uhrazený doklad).
- Skladové pohyby provedené do uzávěrky už také dále není možné mazat.
1) Přebírající – při uzávěrce je třeba vybrat přebírající osobu (typicky recepční nastupující na další směnu). Předávající osobou je automaticky nastaven uživatel, který danou uzávěrku vytváří.
2) Je skutečně – účetní stav pokladny v Previu nemusí sedět na halíř přesně s bankovkami v „šuplíku“ na recepci. Chybou recepčního nebo naopak přijetím spropitného se může stav lišit a rozdíl je možné zaznamenat do předávacího protokolu.
V předávacím protokolu jsou dále níže uvedeny všechny pohyby skladových položek, které proběhly od poslední uzávěrky.
Pomocí uzávěrky můžete také provést kompletní uzamčení všech rezervací, které mají datum a čas odjezdu před časem vytvoření uzávěrky. Stačí pouze zaškrtnout příslušnou kolonku při vytváření uzávěrky.
Všechny starší rezervace pak budou kompletně uzamčeny pro jakékoliv další změny. Tímto nástrojem můžete předejít např. podvodům ze strany zaměstnanců, protože právo na odemčení rezervací je možné omezit v nastavení uživatelských rolí.