Amennyiben több, mint egy recepciósunk dolgozik hotelünkben, jó ha mindenkinek van külön felhasználóneve, mellyel külön-külön be tudnak jelentkezni a Hotelgram programba. Így a foglalási történetben, vagy a Felhasználói tevékenységekben személyenként lehet visszakövetni az egyes felhasználókhoz tartozó megmozdulásokat.
Azon esetben is hasznos a több felhasználó általi bejelentkezés, amennyiben használjuk a Pénztár átadás funkciót, így jól látható ki zárta a napot.
A Felhasználókkal kapcsolatos beállítások két részből állnak: Szerep és Felhasználók listája.
A Szerep részben előre meghatározhatók bizonyos feladatkörökhöz rendelt jogosultságok, például recepciósoknak, ideiglenes munkavállalóknak, könyvelőknek..stb.
Ezután az előre megadott szerepet adhatjuk egy-egy felhasználóhoz a Felhasználók listája menüpontban.