fbpx

Dokumentum kibocsájtása

Dokumentum kibocsájtása

(Proforma és helyesbítő, azaz sztornó számla kiállításáról az alábbi külön szekcióban részletesen olvashatunk, melynek neve és linkje:

Számlát és egyéb pénzügyi dokumentumot a programban két helyen lehet kiállítani:
– a Pénzügyek/számviteli bizonylatok menüpont alatt
– a szobatükörben duplán kattintva megnyitjuk az adott foglalást, és a Szoba számla fülre állva készítjük el a dokumentumot.

Az első megoldást jellemzően akkor választjuk, ha olyan számlát kell kiállítanunk, amely nem kötődik foglaláshoz: nem szállóvendégnek történik értékesítés (térkép, könyv, üdítőital, ajándéktárgy, stb.).

A második esetben a vendégeink a megrendelt és igénybevett szolgáltatásokat szeretnék kiegyenlíteni.
Az alábbiakban ennek a menetét tekintjük át.
A foglalást megnyitva az alábbiakat láthatjuk:

1
A szoba számla felső részén találhatóak a szolgáltatás terhelések. Kék színűek azok, amelyek a foglaláskor kiválasztott árral és egyéb kondiciókkal automatikusan megjelennek.
Szürke színnel azon szolgáltatások láthatóak, amelyeket manuálisan rögzítettünk.
2
Minthogy nem történt még számlakiállítás, alul baloldalon nem láthatunk dokumentumot.
3
Fizetés sem történt, ezért a jobboldalon sincsen semmi.

Számlakészítéshez klikkeljünk az ábrán látható “plusz” gombra:

Kattintsunk a választani kívánt dokumentum típusra, esetünkben a számlára.
Az alábbi ábrán a következőket láthatjuk:

1
A Fejléc részben a következőket adhatjuk meg:
-fizetési módot választunk
-hitel/bankkártya esetén a megfelelő típust kiválasztjuk
-a fizetési mód függvényében beállítjuk az esedékességet
2
Itt adhatjuk meg, hogy a vendég nevére avagy a cégnévre állítjuk-e ki a számlát

3
A program ebbe az alsó részbe teszi át a már korábban látott szolgáltatás terheléseket: a vendég ezeket vette eddig igénybe.
Az utazás pillanatában a vendég közölheti még, hogy mit fogyasztott a minibárból és esetleg ajándéktárgyat vásárolna. Ezeket a tételeket a “+Elem hozzáadása” ikonnal tehetjük a számlára.

4
A negyedik lépésről szóló képrészt újra idetesszük:

A képernyő bal oldalán látható a ” Véglegesítés” doboz/jelölőnégyzet. A program alapértelmezésben bejelöli ezt: ez esetben az történik, mint amit a “Véglegesítés” szó sugall: létrehozunk egy adóügyi bizonylatot, amely egyedi azonosítóval fog rendelkezni és bekerül a program által használt online számlázórendszerbe.

Minden szakmának vannak “jó gyakorlatai”, nem kivétel ez alól a szállodaszakma sem.
A jó gyakorlathoz tartoznak a számla véglegesítése előtti lépések:
-mutassunk egy proformaszámlát (Erről részletes leírás található a következő szekcióban, melynek neve és linkje:

-ha minden terhelés megfelelő és a jó a számlát kifizető/befogadó vendégnév/cégnev, akkor tisztázzuk a fizetési módot.

-készpénz esetén győződjünk meg róla, hogy a különböző valutanemekből kijön-e a teljes összeg, és a bankjegyek nem hamisak

-bank/hitelkártya/SZÉP kártya használatakor várjuk eg, ameddig a terminál jóváhagyja a tranzakciót

-mindezek után kattintsunk a “Mentés fizetéssel együtt” a gombra.

A számlát elkészítettük, a képernyőn a következőket láthatjuk:

1
A D és F betűk alatti oszlopban látható zöld pipák azt jelentik, hogy mind D=dokumentum készült és F=fizetés történt.
2
Itt láthatjuk, hogy készítettünk egy számviteli bizonylatot, mely SZL, azaz számla, és mint adóügyi dokumentum kapott egy egyedi azonosítót.
3
A jobb oldalon láthatjuk, hogy történt egy kp(készpénz) típusú tranazakció.
4
Láthatjuk, hogy megtörtént a fizetés és az egyenleg nulla.
Mentéssel léphetünk ki a foglalásból.

A létrejött számla a következőképpen néz ki: