Mielőtt a programban tekintenénk át az előlegek kezelését, gondoljuk át, hogy mi is történik ilyenkor az életben, szakmánkban.
- A vendégünk szobát szeretne nálunk foglalni. Szállodánk kialakított ügyviteli rendszere szerint akkor tekintjük véglegesnek a foglalást, ha az általunk kért előleg (10-20-30-40-50%) megérkezik a bankszámlánkra. A kért összegről küldhetünk előlegbekérő levelet vagy proforma számlát, melyek közül egyik sem számviteli/adóügyi bizonylat.
- Vendégünk elfogadja az ajánlatunkat és elküldi a kért összeget, mely megjelenik bankszamlánkon. Ekkor kötelesek vagyunk a beérkezett összegről előlegszámlát kibocsájtani
- Megérkezik a vendégünk és a tartózkodása végén rendezni kívánja számláját. A kibocsájtott végszámlának tartalmaznia kell az igénybevett szolgáltatásokat, a korábban fizetett előleget és a fizetendő/kifizetett különbséget.
Az alábbiakban áttekintjük, hogy mit teszünk a szállodai nyilvántartó programunkban:
Az előlegbekérőt (esetünkben proforma számlát) már korábban kiállítottuk és elküldtük a vendégnek.
A foglalás szobaszámla fülén az alábbit láthatjuk:
1
Jobboldalt fent láthatunk a D oszlopban egy sárga pipát, amely azt jelzi, hogy dokumentumot bocsájtottunk ki egy részösszegről.
2
A számviteli bizonylatok között láthatunk egy PFSZ(=proforma számla) típusú dokumentumot, mely nem adóügyi bizonylat.
3
Ha megjött az összeg, rögtön kiállítjuk az előlegszámlát: klikkeljünk a fenti ábrán nyillal jelzett ceruza ikonra:
Az alábbi jelenik meg:
Klikkeljünk az ESZ (=előleg számla) gombra:
Feljön a kiállítandó előlegszámla:
1
Válasszuk ki a fizetési módot (jellemzően átutalás)
2
Figyeljünk, hogy a véglegesítésnél a pipa ott legyen
3
Minthogy az öszeg megérkezett, klikkeljünk a “Mentés fizetéssel együtt”-re.
Ezzel elkészítettük az előlegszámlát, amely adóügyi dokumentum, egyedi sorszáma van.
Az előlegszámlának egyedi azonosítója van, hisz adóügyi bizonylat és kiállításakor adófizetési kötlezettségünk keletkezett, a számlán látható ÁFA részletezésnek megfelelően.
A számla képe:
A foglalás/szobaszámla fülön az alábbit láthatjuk:
Láthatjuk, hogy kettő dokumentum van: egy korábban elkészített PFSZ (Proforma számla) és egy (épp az imént kibocsájtott) ESZ (előleg számla), jobboldalon pedig látható az elutalt 10 000 Ft.
Aztán eljön az érkezés napja. A vendég távozásakor ki fogja egyenlíteni a szobaszámláján levő egyenleget.
A foglalás/szoba számla fülön állva klikkeljünk az új dokumentum, számla hozzáadás gombra:
A program tudja, hogy ezen a foglaláson van egy kiállított előlegszámla, ezért a következő párbeszédpanelen megajánlja az előleg kiválasztását:
A folytatás gombbal elérkeztünk a végszámla kiállításához:
egyeztetjük a vendéggel a még fizetendő tételek helyességét, terheljük az esetleges minibár stb. tételeket, tisztázzuk a fizetés módját. Az alábbi képernyőn vagyunk:
1
A kívánt fizetési módot választjuk
2
A “Véglegesítés” dobozban ott a pipa
3
A vendég pénzt adott/fizetett, tehát a “Mentés fizetéssel együtt” gombot nyomjuk meg.
Az elkészült végszámla:
Amit a Foglalás/szoba számla fülön láthatunk:
Jobboldalt, fent a D(=doukumentum) és F(=fizetés) oszlopokban levő pipák mutatják, hogy minden tétel számlázva és fizetve lett.
Kettő adóügyi dokumentum keletkezett: egy előleg és egy végszámla.
Jobboldalt, a fizetéseknél: kettő fizetés történt, gy előleg fizetés és egy készpénzes fizetés utazáskor.