Érkezés előtt
A vendégeknek lehetőségük van érkezés előtt az online bejelentkezést funkciót használva előre kitölteni adataikat.
Az online bejelentkezés végén a vendég elektronikusan is aláírhatja a szobakártyát, mely ezután elmentésre kerül a foglalás Csatolmányok részén. Természetesen a szobakártya kinyomtatásakor is feltüntetésre kerül azon.
Így, amennyiben vendégünk megadja a szükséges információkat, úgy azok a Hotelgram rendszerbe bekerülnek, érkezéskor nem lesz szükség kinyomtatni és töltetni a szobakártyát.
Ott tartózkodás alatt
A vendégek követhetik egyenlegük alakulását és fizethetnek is az alkalmazáson keresztül, amennyiben van online fizetési integrációnk. Sikeres fizetés esetén automatikusan létrejön a számviteli bizonylat, az egyenleg nullázódik, és mind a vendég, mind a recepció részére kiküldésre kerül egy email, a fizetésről szóló információval.
Utazás során
Az Alfred alkalmazás beállításainak módosításával azt is lehetővé teheti a vendégek számára, hogy utazásuk napján kijelentkezzenek az alkalmazás segítségével és beolvassák a minibár fogyasztásukat.
Az utazás napján vendégeik kiválaszthatják a Kijelentkezés gombot.
Ha az Igen gombra rákattint a vendég, megadhatja a minibár fogyasztását (működésének feltétele, hogy a funkció aktív legyen, és legyen beállítva leltári tétel minibár/minibár étel/minibár ital szegmenssel ellátva).
A vendég megadja mit fogyasztott, majd átirányításra kerül az online fizetési felületre. Sikeres fizetés után a kijelentkezési folyamat folytatódhat.
A kijelentkezés megjelölése után a naptárban a foglalás automatikusan kijelentkezett állapotra, a szoba állapota pedig automatikusan koszosra (a takarítási beállítások alapján) vált, így a kollégák már tudják, hogy a szoba üres, és kezdhetik a takarítást.
A kijelentkezés funkció használata teljesen önkéntes, és valószínűleg nem minden vendég fogja használni a kijelentkezés funkciót távozása során.