Külön beállítási lehetőség érhető el azokra az esetekre, mikor egy adott időtartamra a szobatípuson belül van szabad hely, de nem egy adott szobában, hanem több szobából adódik össze az egész időszakra a szabad kapacitás. A beállítás a Beállítások / A Rendszer menüponton belül érhető el.
Ennek a funkciónak a működése némileg eltér attól, ahogy a Channel Manageren keresztül beérkező foglalásokat kezeli a rendszer.
Példánk alapja, hogy van 3 szobánk egy adott szobatípusban, több foglalással. vendégünk foglalna augusztus 29-től 4 éjszakát. Ha megtekintjük a naptárt, láthatjuk, hogy van elérhető szobánk az adott szobatípusból, de 2 külön szobában válik elérhetővé mind a 4 éj, az első 2 éj a 102-es szobában, a második 2 éj a 101-es szobában.
Foglalások ne legyenek megosztva, és kerüljenek várólistára (foglalások manuális rendezése)
Az első lehetőséget használva a foglalások nem kerülnek ilyen esetben a foglalási naptárba, nem kerülnek szétbontásra és az elérhető szobákban elhelyezésre. A jobb oldali Vezérlőpult Várólista fülén lesznek megtalálhatóak. Ilyen esetben a RESERVATION + -ról érkező foglalások nem megerősített foglalásként érkeznek be. Nem kötelező érvényű a foglalás, a hotel megerősítése szükséges (ilyen esetben a fizetési beállításokban megadott lehetőségek érvényüket vesztik). Ebben az esetben a vendégnek és szállásnak kiküldött új foglalás című email is ezt az információt tartalmazza.
Ilyenkor mindenekelőtt helyet kell csinálni a foglalási tükörben a foglalás számára, majd a foglalásra kétszer rákattintva, a megfelelő szobát kijelölve annak állapotát Várólistáról a megfelelőre (opciósra, megerősítettre, bejelentkezettre…) tenni.
Amikor a Foglalási naptárba bekerült az új foglalás, már megfelelő módon látszik ismét a szabadkapacitás, vagyis, hogy foglalt a szoba. A Várólistán lévő foglalások nem tükröződnek a foglalt szobák számában.
Foglalások szétosztása, a vendégnek foglalása időtartama alatt lehet, hogy költöznie kell (automatikus szétosztás+ esetleges újrarendezés)
Ez a második beállítási mód részben automatizált. Az előző példát tekintve, a foglalás elkészülte után a rendszer automatikusan szétosztja a szabad szobákba a foglalt szobatípuson belül.
A szállás részére kiküldött email is tartalmazza ezt az információt.
Fontos kiemelni, hogy az online fizetéseket érintő beállítások megmaradnak, tehát, ugyanúgy opciós vagy várólistás marad a foglalásunk, amennyiben ezt állítottuk be például egy banki utalásos fizetési móddal érkező foglalás esetén.
Ennek a beállításnak, vagyis a foglalások szétosztásának legfőbb előnye, hogy minden automatikus. A foglalások bekerülnek a naptárba, és ily módon a vendégek ott-tartózkodása biztosított. Amennyiben azonban nem rendezzük a foglalásokat a vendég érkezése előtt, úgy a vendégnek valóban költözködnie kell másik szobába az ott-tartózkodása alatt.