Vannak helyzetek, mikor nem tudjuk a foglalásokat elhelyezni a Foglalási naptárban. Van ugyan szabad kapacitásunk, de a meglévők átrendezése szükséges ahhoz, hogy az új foglalás elhelyezhető legyen. Az új foglalás ezesetben a Várólistára fog kerülni először (Foglalás állapota: várólista). Ilyen esetekben egy email is kiküldésre kerül a Szálláshely részére, mely figyelmezteti arra, hogy foglalását meg kell próbálnia elhelyezni a szobatükörben. Az email (illetve a megjegyzés a foglalásban) megmutatja, hogy valójában van –e elérhető szoba az adott időszakra.
Amennyiben az email és megjegyzés szerint nincsen elérhető szoba, és valóban nem lehet megoldani a vendég elhelyezését, kérjük lépjen kapcsolatba velünk. az esetet kivizsgáljuk.
Amennyiben van szabad szoba, úgy a meglevő foglalások átrendezése szükséges ahhoz, hogy az új foglalás a naptárba kerülhessen.
(Figyelem: Jó tudni, hogy ez a funkció valamivel eltérő módon működik, mint a Reservation+ esetében)
Példa
Foglalásunk érkezik augusztus 29 – szeptember 5-ig, az egyágyas szobatípusunkba. Emailünk szerint van elérhető szobánk, tehát nem túlfoglalás. Az hogy az adott szobatípus elérhető –e, megtekinthető a Foglalási naptár szabad szobák elnevezésű fülére kattintva.
A Várólistán levő foglalások a foglalási naptárba helyezhetőek, de előtte a többi foglalást kell optimalizálni, annak érdekében, hogy az új foglalásnak valóban legyen helye.
Természetesen a különféle helyzetektől, foglalások számától és hosszúságától függően, de többféle megoldás is létezhet a foglalások átrendezésére, ám remélhetőleg legalább 1 módon meg lehet oldani. (kék négyzettel jelölve a foglalásra vonatkozó szobákat)
- 102-es szobán levő foglalás mozgatása a 101-be, szeptember 31-2-re eső dátumon, valamint szeptember 3-4-en is.
A 101-es szoba, mely a Várólistán levő foglaláshoz lett rendelve nem szabad, de a foglalás elhelyezhető már a foglalási naptárban.
Ahhoz, hogy ezt megtegyük, a foglalásra kétszer kattintva beleépünk. Először megadjuk a szabad szobát, mely jelen esetben a 102-es lett, majd a foglalás állapotát megváltoztatjuk a megfelelőre (bármire, ami nem a No-show, Várólista vagy Lemondás)
Miután végeztünk, minden esetben frissítünk és ellenőrizzük a naptárunkat.
A várólistára került szobák elhelyezése elsődleges fontosságú! A várólistán hagyott foglalások túlfoglaláshoz vezetnek, hiszen számuk nem mutatkozik meg a valósan foglalt szobák számában.
Van más lehetőség is azon kívül, hogy Várólistára kerüljenek ezen foglalások?
Amennyiben nem szeretnénk, ha várólistára kerülnének ezen foglalások, úgy a második opció kiválasztásával automatikusan szétválasztathatjuk ezen foglalásokat, így azok a szobatípuson belüli szabad szobákba kerülnek szétosztásra.
Így bekerül ugyan a rendszerbe, de ráérünk később elrendezni a foglalásokat, hogy ne kelljen költöznie a vendégnek. Ilyen megoldás alkalmazásakor azonban ugyanúgy folyamatosan figyelni kell a foglalásainkat, hogy elkerüljük azt, hogy egy online foglalási oldalról érkezett foglalást valóban költöztetni kelljen az ott tartózkodáskor.