A pénztárkönyv bármikor zárható a pénztár átadás funkcióval. Ezáltal minden az előző zárástól az új zárásig történt készpénzes tranzakció benne lesz az átadásban. A zárást rögzített (mentett), valamint kinyomtatható az elfogadási nyilatkozat, illetve emailben elküldhető. Ezért ideális eszköz az egyes műszakok átadására a recepción.
A következőképpen működik:
- A pénztár zárásával zárolt kifizetéseket már nem lehet törölni.
- A pénztár zárásával zárolt, fizetéssel rendezett bizonylatokat nem lehet törölni vagy szerkeszteni. (Ez vonatkozik a részben fizetett dokumentumokra is).
1. Címzett – azt a személyt, aki fogadja az átadást, ki kell választani a zárás során (általában a következő műszakban érkező recepciós). Az átadó automatikusan a fiókhoz tartozó és zárást indító felhasználó lesz.
2. Készpénz – Tényleges:– A Hotelgram pénztárkönyve és a recepción levő készpénzállomány nem feltétlenül egyezik meg összegszerűen. Az különbség adódhat a recepciós által elkövetett hiba vagy elfogadott borravaló miatt. A különbözet a zárásban rögzíthető.
Az átvételi jegyzőkönyv magában foglalja a készletben lévő egységek minden mozgását, amely a z utolsó zárásától számítva történt.