fbpx

Proforma és sztorno számla

Proforma és sztorno számla

Ebben a szekcióban a proforma és a sztornó számla elkészítését tekintjük meg.
Mielőtt a programhoz nyúlnánk, tegyük meg az elvi alapvetést.
Proforma számlát jellemzően két okból használunk:
1
Azért, hogy ne kelljen sztorno számlát kibocsájtanunk: a proforma számlán ellenőrzi a vendég a majd elkészülő végleges számla tartalmi és formai elemeit.
2
Előlegbekérésre.
A szállás előleggel történő garantalása jellemző a szállodai szakmára. Programunk úgy lett kitalálva, hogy ezt a munkát automatizálja, felgyorsítsa és hibamentessé tegye. A foglalás rögzítésének pillanatában elkészíthetjükaz az előlegbekérőként működő proforma számlát és ezt azonnal elküldhetjük a vendégnek. Nem kell más (MS OFFICE) alkalmazásban megírnunk, elmentenünk a szoftverünkön kívüli rendszerben, elküldeni csatolmányként a levelezőrendszerünkből. Mindezt a programunkon belül tudjuk elvégezni és itt tudjuk nyomon követni.

Sztorno számla kiállításának lehetséges okai
1
Nem sikerült a proforma alapján jól egyeztetni a vendéggel és téves számlát bocsájtottunk ki. Ilyen van. Nyilván az ilyen hibákat minimalizálni igyekszünk.
2
Nem valósult meg egy előleggel garantált foglalás, rendezvény. A szituáció és a visszautalandó összeg vezetői döntés függvénye. Mi itt a programban történő lebonyolítást mutatjuk be.

Proforma számla elkészítése

Proforma számla készítése a fizetni készülő vendégnek
Dupla kattintással belemegyünk az adott foglalásba és a szoba számla fülre állunk:

A következő párbeszédablakon kettő lehetőségunk van:

Használjuk az első lehetőséget: kattintsunk a nyomtató gombra. Ekkor egy új böngészőablakban megnyílik a proforma számlánk (még azt is kiválaszthatjuk, hogy milyen nyelven jelenjék meg).

A második lehetőséget -kattintás a zöld szinű “Mentés” gombra – a következő szituációban használjuk: ha a vendégünktől előleget szeretnénk kérni a foglalás garanciájakén.
A proforma számlánk kiállításakor nem kötelező a teljes összeget megjelölni bekérendő előlegként. A szálláshelyek saját hatáskörben döntik el, hogy a teljes összeg hány százalékát kérik el. Az alábbi képen láthatjuk, hogy a proforma számla elkészítésekor módunkban áll az összegeket módosítani:

A zöld “Mentés” gombra kattintunk.
Az elkészült proforma számla (mely nem adóügyi dokumentum, így egyedi azonosítója sincs), hozzá van rendelve a foglaláshoz. Elküldhetjük a vendégnek előlegbekérőként, és ha megérkezett az összeg a bankszámlánkra, akkor kiállítjuk az előlegszámlát.
(bővebben lásd “Előlegkezelés” szekció alatt)

Helyesbítő, azaz sztornó számla elkészítése

Akkor kell ilyet kibocsájtanunk, ha valamely adóügyi dokumentumot akár formai, akár tartalmi szempontból hibásan állítottunk ki. Avagy időben lemondásra került egy előleggel foglalt rendezvény/vendégérkezés, és a pénzt vissza kell juttatnunk a “feladónak”.
Az eddig megirmert adóügyi dokumentumaink:
-számla
-nyugta
-előlegszámla
Mindegyik korrekciójára a Helyesbítő/sztornó számlát használjuk, mely a fentiekből következően a negyedik típusú adóügyi dokumentum!

Az alábbi képen egy kiállított számla látható:

1
A D(=dokumentum) és F(=fizetések) oszlopban is ott vannak a pipák, tehát dokumentum is ki lett állítva és fizetés is történt.
2
Láthatjuk az egyedi azonosítójú, SZL (számla) típusú dokumentumot.
3
Jobboldalt láthatjuk, hogy fizetés történt
4
Alul pedig láthatjuk a fizetett összeget és 0 egyenleget.
Ha sztorno számlát kell kibocsájtanunk, akkor:

kattintsunk a plusz gombra és válasszuk a “Sztorno számlát”.
A rendszer felajánlja a korábban elkészített adóügyi dokumentumot.
Pipáljuk ki a számlát és kattintsunk a folytatás gombra:

Az alábbi kép jelenik meg:

A program eleve odateszi a pipát a Véglegesítés boxba.
Klikkeljünk a “Mentés fizetéssel együtt” gombra.
Gondoljuk végig: egy számlát és a rajta levő fizetést is szeretnénk sztornózni!
Kibocsájtottuk a sztorno számlát, és a “Szoba számla” fülön minden eddigi tranzakciót láthatunk:

1
Baloldalon láthatjuk, hogy történt egy számlakibocsájtás. Valamint történt egy sztorno számla kibocsájtás. (egyedi azonosítókat láthatunk)
2
Jobboldalon látszik, hogy történt egy készpénz fizetés (plusz összeg) és történt egy készpénz visszafizetés (- összeg).
3
A fizetendő számlaegyenleg pedig nulláról az eredeti összegre állt.

Nagyon fontos, hogy a keletkezett sztorno számlán látszik az, hogy mely eredeti adóügyi dokumentumra vonatkozik.
A számlán ez is látszik:

In case you are refunding a client money, you must also issue a credit note to complement an existing tax document. We recommend coordinating the process of issuing a credit note with your accountant/bookkeeper to eliminate confusion in the documents and refunds.

It is not possible to issue a credit note without a link to an existing document. It is also possible to issue a credit note only for the following document types:

  • Invoice
  • Receipt
  • Advance payment document

The credit note always states which document it refers to, i.e. which document it aims to “repair”.

The credit note itself can be issued in three ways

  • From the Payments / Accounting documents section
  • From room account of certain reservation
  • From already issued document

If you are issuing a credit not from the Accounting documents or from Room account, the system always asks which specific document you want to credit, which also corresponds to the aforementioned point – that a credit note must be issued in relation to a specific incorrect document.

If you are issuing a credit note by editing a document, the window with the selection of documents is not presented since you are already crediting a specific (currently open) document.

All the items from the incorrect document are automatically entered into the credit note at a negative value. All that is left to do is to modify the payment method, i.e. how the money will be refunded to the client, and to save the credit note (or to save including payment – which will directly show in the specific status of the payments as per the payment method).

For accounting purposes, the credit note must be signed (or stamped) by the client receiving the refund. The credit note must also include the date the client signed the document.

The client should at least send you the completed credit note electronically in order for it to be registered in your books. You will not spoil anything if you ask the client to return a physical copy of the credit note.

As was mentioned in the beginning – we recommend consulting the process of issuing and processing credit notes in advance with your accountant/bookkeeper.