Ugyanaz a szoba egy szobatípuson belül nem érhető el a foglalás teljes időtartamára
Időről időre előfordulhat olyan helyzet, amikor a szoba nem áll rendelkezésre a foglalás teljes időtartama alatt, Ez a következő helyzet lehet:
- A kétágyas szobáinkon több foglalásunk van, de van 1-1 szabadon.
- Vendégünk az online oldalakon befoglalnak május 26 és június 1 között (foglalási motoron vagy OTA oldalon keresztül)
A fenti példában látható, hogy a foglalás teljes hosszában nincs szabad szoba (mert a foglalások nincsenek megfelelően elrendezve és rendezve).
De valójában a 101. számú szoba rendelkezésre áll május 20-ig, és a 102. szoba is rendelkezésre áll május 30-tól-tól. Ez azt jelenti, hogy egy szabad kétágyas szobánk van a május 26-június 1. közötti teljes időszakra, amint az a szabad szobák naptárban is látható.
Két lehetőség van arra, hogyan lehet új foglalásokat menteni a Hotelgramban. Ezt a Beállítások / Rendszer / Általános beállítások menüpontban határozzuk meg.
Ne ossza meg a foglalást, és ne rendelje hozzá egy adott szobához
Az új foglalás lebegő foglalásként kerül mentésre. Ez azt jelenti, hogy nincs adott szoba kijelölve, de ami a legfontosabb, a foglalás az adott szobatípus rendelkezésre állásába beszámít, vagyis nem okozhat túlfoglalást.
A foglalásokat adott szobába be kell osztani. Először is szabad helyet kell biztosítani számára. Folytassuk a fenti példával, és kezdjük el a foglalások átrendezését. A foglalást áthelyezhetjük a 102-es szobából a 101-es szobába (vagy fordítva), és ez szabad helyet biztosít a kiosztatlan foglalásnak.
Megvan a rendelkezésre álló hely, annyit kell tennünk, hogy beosztjuk a lebegő foglalást, és elhelyezzük a foglalási naptárban a kiürített 102-es szobában.
A foglalások beosztása többféle módon történhet:
- „Húzd és vidd” módszer – kattintson az oldalsó irányítópult listájában a foglalásra és húzza a naptár felé, majd helyezze el a kívánt szobában. A megfelelő szobákat és dátumokat sárga színnel emelik ki a naptár.
- A foglalás részleteiből – a naptár oldalsó irányítópultjáról dupla kattintással megnyithatja a lebegő foglalás részleteit. Ezután kattintson a „Beosztott foglalás” jelölőnégyzetre, és a kiválasztott szobatípus első szabad szobája automatikusan előre kiválasztásra kerül. Ezután csak elmentjük a foglalást, és kész.
A csoportos foglalás vagy annak részének kiosztásakor a folyamat kicsit eltér ettől. A csoportos foglalás ablak alsó részében található egy szakasz, amelyen minden kiosztatlan foglalás látható. Keresse meg a beosztani kívánt szobatípust a listában, és kattintson a zöld kulcs ikonjára. A következő ablakban válassza ki a hozzárendelni kívánt szobákat, és mentse el.
- Kiosztatlan szobák naptári fül – switch to floating reservation calendar and find your reservation there. Then right click it and select Assign room option. In following window select the rooms you want to use (assign) abd save it. váltson a kiosztatéan szobák naptári nézetre, és keresse meg foglalását. Ezután kattintson jobb gombbal, és válassza a „Szobák kiosztása” lehetőséget. A következő ablakban válassza ki a kívánt szobát és mentse el.
(a lebegő foglalási naptárból dupla kattintással megnyithatja a foglalás részleteit is – lásd a 2. hozzárendelési módszert)
Hosszabb foglalás több rövidebb foglalássá osztása, a vendégnek a tartózkodása folyamán szobát kell cserélnie
Ha (bármilyen okból) nem akarja használni a lebegő foglalásokat (a fentiekben leírtakat is beleértve), akkor a második lehetőség, amely a foglalás feltördelése és beosztása szabad szobákba (ugyanazon szobatípuson belül).
Ezáltal a beérkező foglalás szükség esetén kettéosztásra kerül. A részfoglalások, mint csoportfoglalás összekötésben maradnak. Ezek után természetesen még mindig adott a lehetőség a szobák átrendezésére, hogy lehetőség szerint a költöztetés elkerülhető legyen.