A 8.6.0-s verzióval számos fontos változás lép életbe a szobaszámlákkal való munka módjában, különösen a csoportos foglalásoknál. Alább található a változtatások rövid bemutatója.
Csak egy számla a csoportos foglalásokhoz
Korábban a csoportos foglalásoknál áthelyezhettünk tételeket szobaszámláról csoportszámlára és fordítva. Ez azt jelenti, hogy minden szobaszámlának volt külön egyenlege, a csoportszámlának volt egyenlege és az összes számla teljes egyenlege harmadik figyelendő tételként jelent meg.
Az új verzió egyetlen általános számlába egyesíti a különféle számlákat, helyettesítve az eredeti csoportszámlát. Ez a változtatás nem szünteti meg olyan számla kiállításának lehetőségét, mely például csak egy szoba tételeiről készül. Ehhez az új szűrők nyújtanak segítséget.
A számla minden egyes tétele továbbra is kapcsolódik egy adott helyiséghez (és néhány egyéb paraméterhez), így a számlázás során szűrhető lesz és az általános számlák ezen szűrők és paraméterek alapján jelenik meg.
Számlatétel tulajdonos
Az első oszlop, amelyet a szobaszámlán látunk új faktor – Tulajdonos. Ezzel a paraméterrel különböző tulajdonosokat rendelhetünk a különböző számlatételekhez. Ez nagyon hasznos lehet abban az esetben, ha a csoport egyes vendégeinek számlázunk.
A számlatétel tulajdonosa lehet:
- Vendég, mely szerepel a foglalásban
- Cég, mely a foglaláshoz van rendelve
- OTA (Hotel.cz, Booking.com…) melyből a foglalás érkezett
- A tétel maradhat tulajdonos hozzárendelése nélkül is
Ha az ablakban a tulajdonos mezőre kattint, megjelenik egy legördülő lista a foglalás összes vendégével, cégével és partnerével,abban az esetben, ha az adatai már szerepelnek a foglalásban.
**Tulajdonos kiválasztható a listából, melynek eredményeit az írás megkezdésével szűkíteni lehet (teljes szöveges keresés a lehetséges tulajdonosokban).
**
A szobaszámla tételeinek minden tétele előtt jelölőnégyzet is található. Ez hasznos lehet a szobaszámla tételeinek tömeges szerkesztésénél. A tételek kijelölése után, a jobb felső sarokban található, új kék gomb kiválasztásával az összes megjelölt tétel tulajdonosa megváltoztatható (el is kezdheti a tulajdonos nevének beírását).
Ezen funkció használata nem kötelező érvényű. Ha ezt a funkciót Ön nem fogja használni, az oszlop el is rejthető.
Szűrők
A szobaszámla felett egy új szűrősáv található. A számla tételei több különböző paraméter alapján szűrhetők, amelyek kombinálhatók. A szűrők a számla oszlopainak fejlécéből is kiválaszthatók.
Szűrhető paraméterek:
- Tulajdonosok – bizonyos vendégekhez/cégekhez tartozó tételek
- Szobák – bizonyos szobákhoz tartozó tételek (csoportos foglalás esetén)
- Típus – bizonyos terhelési típushoz tartozó tételek (pl: minden szállás típusú tétel)
- Dokumentum – egy már kiállított dokumentumban szereplő tételek
- Fizetés – tételek, melyeket már egy bizonyos fizetéssel rendeztek
A szűrők megkönnyítik a tájékozódást a csoportos foglalásoknál, és hatékony eszközt jelentenek a számlázáshoz is.
Törölt foglalások
A csoportos foglalásokon belül a lemondott foglalások működésében is van némi változás. A lemondott foglalás minden tételét a szobaszámlára került korábban, így az a csoport egyenlegét befolyásolhatta, ha nem került a csoportból is törlésre.
Az új verzióban a törölt (lemondott vagy no-show) foglalások tételeit csoporton belül „elrejtjük”, és nem számítjuk bele a számlaegyenlegbe. Ennek ellenére a törölt szobához tartozó tételek megjeleníthetők a szűrősáv melletti speciális gombbal.
A törölt foglalásból származó tételek nagyon könnyen azonosíthatók. Közvetlenül a szoba neve mellett piros ikonnal vannak jelölve.
Ettől függetlenül javasoljuk, hogy a törölt foglalásokat a csoportból érdemes eltávolítani, mert a törölt tételeket nem kerülnek beszámításra a számlaegyenlegbe.
Ha mégis szükségesek a törölt tételek, például összevonásra kerülnek, egy „lemondási díj” nevű tételbe, és kiállítjuk a számlátt és a kifizetést, akkor a foglalás teljes egyenlege túlfizetettnek tűnik, mert lemondott tételek nem számítanak bele. Ebben a helyzetben jobb, ha új tételt (lemondási díjat) adunk inkább hozzá a fennmaradó visszaigazolt foglalások egyikéhez.