fbpx

Vendég adatbázis

Vendég adatbázis

A vendég adatbázis a beérkező foglaláshoz tartozó vendégekről minden adatot tartalmaz. Akár az online foglaló oldalakról, akár a saját foglaló motorből érkezik a fogalás, akár manuálisan visszük fel. A foglalás elkészítésekor bevitt vendéginformációkat a rendszer tárolja és ezek visszakereshetőek. (név, születési hely, születés, nemzetiség, személyigazolvány száma, a vendégkártya megjegyzésébe írt adatok, a vendéghez rendelt címkék.

Az alábbi ábra áttekintést ad a vendég adatbázisban végezhető műveletekről.

Az 1-es mező szabadszavas keresést tesz lehetővé: név, telefonszám, lakcím, igazolványszám alapján. A baloldalon található paraméterek segítségével szűrhetünk vendég címkékre, vendég kategóriákra. Nemcsak vendéghez kötődő adatok hívhatóak elő, hanem adott vendéghez kötődő múltbeli foglalások is megjeleníthetőek. Listázhatjuk a vendégeket az eltöltött szobaéjszakák alapján is.

A flash/villám ikon (2) előre definiált szűrési szempontokat kínál:

A sziluett ikonra (3) kattintva új vendéget vihetünk fel az adatbázisba.

Amikor új vendéget viszünk fel a Vendég adatbázisban állva, akkor valójában ugyanazt a vendégkártyát töltjük ki, mint amikor foglalást veszünk fel. Az adatbázisba így felvitt vendégnevet és vendégadatokat a rendszer foglalások felvitele közben fel fogja ajánlani és ezek alapján automatikusan kitölti a foglalás vendégre vonatkozó részeit.

A vendégkártya az alábbi adatokat tartalmazza, tartalmazhatja:

A vendégkártyán szereplő adatok szerkeszthetőek és folyamatosan bővülhetnek. Az előzmények fülre katintva megjelenő adatok a vendég eddigi foglalásait mutatják.

A következő kettő ikon (4) (5) és az ahhoz kötődő műveletek segítségével az adatbázist lehet karbantartani.

A karbantartás folyamatáról még bővebben lesz szó ebben a bejegyzésben.

A nyomtató ikonra (6) kattintva exportálhatjuk az adatokat CSV formátumban. Ezt a formátumat mind az Excel táblázatkezelő, mind pedig az email kampányok lebonyolítására alkalmas szoftverek ismerik. (MailChimp). Ha a Previo email küldő modulja aktiválva van, akkor az exportra sincs szükség: az emailcímek közvetlenül átkerülnek a levélküldő modulba.

A ceruza ikonra (7) kattintva a korábban már említett vendégkártya párbeszédpanel jön fel:

A vendégadatbázis karbantartása indítható el a (8) ikonnal.
A kattintás után automatikusan elindul az adatbázis vizsgálata és az alábbi párbeszédpanelhez hasonló jön fel:

A munkánk során előfordulhat, hogy ugyanannak a személynek kettő vendégkártyát is létrehozunk. Ilyen esetekben jönnek létre a duplikátumok. A két vendégkártya egyesíthető, a jobboldali egymás felé fordított nyilakra kattintva.
A feljövő párbeszédpanelen megadhatjuk, hogy melyik kártyát egyesítsük a másikkal:

A névazonosság nem jelent feltétlenül duplikátumat, tehát a vendégkártyák egyesítésének eldöntése és folyamata fokozott figyelmet követel.