Nasz system wspiera tzw. automatyzację pobierania płatności. Możesz aktywować tę funkcję w sekcji Ustawienia/Rezerwacja Online/Płatności i w prawym górnym rogu sekcji pod przyciskiem koła zębatego znajdziesz niezbędne narzędzia:
W następnym kroku oznaczysz podstawowe stałe zasady pobierania płatności: tj. rabat dla płatności 100% kwoty oraz status rezerwacji i komunikacja w przypadku braku płatności:
Tym samym
Automatyzacja pobierania płatności polega na automatycznym wysyłaniu instrukcji płatności do wszystkich rezerwacji, które tworzysz ręcznie w systemie Hotelgram. Automatyzacja nie dotyczy rezerwacji z portali rezerwacyjnych lub rezerwacji z formularza rezerwacyjnego R+ (w obu przypadkach płatność za rezerwację zwykle odbywa się w inny sposób bezpośrednio na portalu lub w ramach formularza).
Zaliczka i dozwolone metody płatności zależą od Twoich ustawień. Jeśli korzystasz również z bramki płatności, możesz skorzystać z trzech opcji, aby pobrać depozyt:
- Płatność online (przez bramkę płatniczą)
- Gwarancja kartą płatniczą
- Zwykły przelew bankowy
(+ opcja zapłaty 100% kwoty od razu – tylko przez bramkę płatniczą)
Zadbaj o to, aby w każdym planie płatności mieć odpowiednie ustawienia do wysyłki instrukcji. Tu na przykładzie planu podstawowego pokazujemy jak może wyglądać taka instrukcja:
Przykład e-maila z instrukcją płatności i ścieżka jej dokonania:
Po dokonaniu płatności, gość otrzyma odpowiednie potwierdzenie, a na koncie pokoju pojawi się wystawiony rachunek zgodnie z Twoimi ustawieniami.
Warunkiem automatycznego wysłania instrukcji jest podany prawidłowy e-mail gościa w rezerwacji.
System wyśle zautomatyzowane instrukcje do wszystkich rezerwacji utworzonych w Hotelgram PO aktywacji automatyzacji właśnie.
System sprawdzi raz na 15 minut, czy są nowe rezerwacje, i jeśli je znajdzie, doda je do wysyłki, tym samym e-mail z instrukcją gość otrzyma wkrótce po utworzeniu rezerwacji w Hotelgram.
Po wysłaniu e-maila d gościa instrukcja widoczna będzie w sekcji Komunikacja w jego rezerwacji oraz w Historii rezerwacji:
Jeżeli gość dokona płatności na podstawie przesłanej instrukcji, automatycznie otrzyma e-mail z potwierdzeniem dokonanej płatności (płatność online i gwarancja kartą). Jeśli gość nadal nie zapłacił, a zbliża się termin rezerwacji/termin wygaśnięcia zlecenia płatniczego, zostanie on również o tym poinformowany e-mailem:
W Historii rezerwacji oraz w sekcji Komunikacja okna jego rezerwacji i ta wiadomość zostanie zarejestrowana:
Podobnie będzie w przypadku, kiedy ustawisz, aby w razie braku wpłaty w wymaganym terminie, rezerwacja została anulowana. System poinformuje o tym gościa i zapisze rejestr w rezerwacji.
Uwaga:Jeśli polecenie wpłaty zostało wystawione na tradycyjny przelew bankowy, konieczne jest manualne dodanie wpłaty do rezerwacji po otrzymaniu przelewu (chyba że system obsługuje automatyczny import pliku z Twojego banku). Takie sprawne działanie spowoduje, że do gościa nie będą wysyłane niepotrzebne ponaglenia, a rezerwacja nie zostanie automatycznie anulowana.**
Jeśli nie chcesz automatyzować wysyłania instrukcji płatności, możesz zawsze wysłać je jedynie do wybranych klientów bezpośrednio z konta pokoju w rezerwacji:
Więcej w dedykowanym artykule: Manualne wysyłanie instrukcji płatności