Moduł Zadania to trzeci zestaw funkcjonalności sekcji Housekeeping w PMS Previo, który pozwala na przydzielanie zadań wraz z datą wykonania poszczególnym użytkownikom systemu.
Przydatne jest to do porządkowania zadań wymagających terminowości i punktualności, np. zamówienie taksówki, doniesienie do pokoju zamówionych usług dodatkowych (śniadanie, kwiaty, pościel, wymiana ręczników pod nieobecność gościa), itp.
Każde nowe zadanie można wprowadzić podobnie jak w innych modułach za pomocą zielonego plusa, a edytować je za pomocą ikony ołówka:
Warto zwrócić uwagę, aby w nazwie zadania podać najważniejsze o nim informacje dla efektywnej pracy, np. jeśli do zamówienia jest taksówka to dodać od razu numer pokoju lub nazwisko gościa. Te informacje znajdą się też w opisie zadania w większym szczególe.
Parametry nowego zadania:
Nazwa – identyfikacja zadania
Dział – recepcja / utrzymanie / sprzątanie / zarządzanie / kuchnia / inne
Status – otwarte / w trakcie rozwiązywania / zakończone
Przypisane — zadanie można przypisać do określonego użytkownika lub określonej roli użytkownika (która może zawierać więcej użytkowników)
Powiązane z – pokój / rezerwacja / dokument / brak definicji
Opis – szczegółowy opis zadania/problemu
Otwórz od – data rozpoczęcia pracy nad zadaniem. Zadanie nie będzie wyświetlane w powiadomieniach (patrz poniżej) przed wybraną godziną i datą rozpoczęcia.
Wykonaj do – termin rozwiązania zadania
Po zalogowaniu do systemu nowe zadanie wyświetli się użytkownikowi pod ikoną dzwonka obok nazwy obiektu od momentu “otwarcia” zadania do wykonania. Na jednym z naszych przykładów poniżej widać, że zadanie otwarto 23.02.2022 w konkretnych godzinach, i od tego momentu liczony jest czas. Jeśli użytkownik nie wykona zadania, tj. nie odznaczy go jako “zakończone”, będzie ono nadal widniało w module, jako “otwarte”, oraz widoczne będzie dla tego użytkownika pod ikonką dzwonka wraz z kalkulacją czasu, który upłynął od terminu:
Aby “zakończyć” zadanie, wystarczy kliknąć na nie bezpośrednio z powiadomienia, co przekieruje użytkownika do sekcji Housekeeping/Zadania, gdzie będzie mógł je “zakończyć”, lub wyedytować. Dane zadanie będzie wtedy już automatycznie otwarte do edycji:
Tę czynność można też oczywiście wykonać wchodząc do sekcji “Zadań” w module HOUSEKEEPING i tam odfiltrować wybraną pozycję, gdyż tam znajdziesz wszystkie zadania w widoku tabeli głównej, która pokazuje podstawowe informacje o utworzonych zadaniach, takie jak czy zadanie zostało przypisane do roli lub użytkownika (po ikonie), termin rozwiązania i inne informacje.
Zadania można filtrować według wielu kryteriów w lewej kolumnie okna modułu. Możesz filtrować tylko zadania w określonym statusie, zadania przypisane do konkretnego użytkownika lub nawet zadania, które mają być rozwiązane / zakończone w bieżącym tygodniu.
Każde zadanie można edytować (ikona żółtego ołówka) lub usunąć (ikona czerwonego krzyżyka) z tabeli. Możesz także zmienić status zadania np. na „w trakcie rozwiązywania” lub „zakończone”.
Zakończone zadanie nadal widoczne będzie w sekcji Housekeeping/Zadania, jego status jednak się zmieni, zniknie ono też z listy zadań widocznych pod ikoną dzwonka na koncie użytkownika, do którego było przypisane.
Zadania możemy przypisywać do konkretnych działów, użytkowników lub roli. Można je powiązać z pokojem, rezerwacją lub dokumentem rozliczeniowym:
Jeśli na przykład przypiszesz zadanie do wybranej roli, wszyscy użytkownicy do niej przypisani zobaczą je na swoich kontach w PMS Previo.
WSKAZÓWKA: Pod ikoną dzwonka zadania są porządkowane wg. terminu wykonania, od najstarszych otwartych po najnowsze.
Pamiętaj też, aby upewnić się, że użytkownicy posiadają odpowiednie prawa nadane im w PMS Previo. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w dedykowanym artykule dotyczącym ustawień modułu HOUSEKEEPING.