Ustawienia rezerwacji z silnika R+, kiedy brakuje dostępności w jednym pokoju na cały pobyt
Zapisywanie rezerwacji z silnika R+ w kilku pokojach, kiedy jeden pokój nie jest dostępny przez cały okres rezerwacji.
To specjalne ustawienie pozwala na przyjęcie rezerwacji, kiedy wydaje się, że nie można jej umieścić w jednym pokoju, ale po przesunięciu innych rezerwacji w kalendarzu Hotelgram, taka operacja się uda. Jeśli natomiast dopuszczamy rezerwacje z przenosinami, można wybrać takie ustawienie, aby system od razu automatycznie wstawił taką rezerwację do kalendarza Hotelgram bez naszego udziału. Ustawienia dla tej funkcji znajdziesz w menu Ustawienia/System.
Ta funkcja działa odrobinę inaczej dla silnika R+ niż podobne rozwiązanie, które posiada nasz channel manager Global dla kanałów OTA.
Poniżej na przykładach pokażemy Ci w jaki sposób powyższe ustawienia można wykorzystać w Hotelgram:
Mamy 3 pokoje typu Double. Nasz potencjalny gość chciałby dokonać rezerwacji w terminie 1.8. – 11.8.2020. W tym terminie ogółem w każdym dniu potencjalnego pobytu gościa mamy jeszcze tylko 1 pokój Double dostępny. Jest to pokój nr. 2, dostępny do 5.8.2020, oraz pokój nr. 1, dostępny 5.8. – 11.8.2020. Słowem: 1 pokój w tej kategorii nie jest dostępny na cały pobyt tego gościa, i na pierwszy rzut oka rezerwację można umieścić jedynie w 2 pokojach.
1. Ustawienie: „Nie dziel rezerwacji, tylko zapisz ją na Liście Oczekujących” (manualna praca z dostępnością w kalendarzu)
Przy użyciu tego ustawienia spowodujesz, że rezerwacje wymagające podzielenia pobytu nie będą automatycznie umieszczane w kalendarzu Hotelgram. Umieścimy je na Liście Oczekujących, a Ty, po odpowiednim przesunięciu innych rezerwacji w kalendarzu, samodzielnie przypiszesz nową rezerwację z Listy do jednego pokoju na cały okres pobytu gościa.
Takie rezerwacje z silnika RESERVATION+ otrzymasz jako NIEZOBOWIĄZUJĄCE ZAPYTANIA O NOCLEG. Gość nie otrzyma automatycznego potwierdzenia rezerwacji ze strony internetowej i od Ciebie zależy, czy przyjmiesz tę rezerwację, czy nie. Jeśli uda się ją zaakceptować, możesz skontaktować się z gościem i potwierdzić mu pobyt wysyłając potwierdzenie z systemu Hotelgram.
W momencie przesłania takiego zapytania gość oraz Ty otrzymacie e-mail, w którym informacja o konieczności potwierdzenia pobytu prze obiekt będzie zawarta.
Teraz pokażemy Ci w jaki sposób możesz przesunąć inne rezerwacje w kalendarzu, aby umieścić w nim rezerwację z Listy Oczekujących i móc potwierdzić pobyt:
Wystarczy w tym wypadku przesunąć (możesz to zrobić przytrzymując rezerwację lewym klawiszem myszy) rezerwację z pokoju 2L(2) do pokoju powyżej 2L(1). W ten sposób zwolni się pokój 2L(2) na cały okres pobytu nowego gościa. Teraz otwórz rezerwację umieszczoną na Liście Oczekujących i przypisz ją do nowo zwolnionego pokoju 2L(2) w kalendarzu. PAMIETAJ o zmianie jej statusu z „lista oczekujących” na „potwierdzono” lub na inny status, który blokuje miejsce w kalendarzu. Po zapisaniu nowej rezerwacji w kalendarzu, zablokuje ona cały termin w pokoju 2L(2) dla innych rezerwacji.
**WAŻNE!: Należy tę operację przeprowadzić natychmiast po otrzymaniu rezerwacji na Listę Oczekujacych, aby uniknąć overbooka, gdyż dopóki termin nie jest zablokowany w kalendarzu Hotegram, dostępny jest on do rezerwacji na wszystkich portalach, do których wysyłasz dostępność z naszego systemu.
2. Ustawienie: „Podziel rezerwację między dostępne pokoje, co zapewni pobyt, ale z przenosinami” (podział będzie automatyczny, rezerwację zapiszemy w kilku pokojach, a Ty zawsze możesz ręcznie dokonać dalszych zmian w kalendarzu)
Na poniższym przykładzie pokażemy Ci jaki efekt da taka konfiguracja ustawień. Wskazana na obrazku rezerwacja oznaczona symbolem silnika R+ (fioletowa) została automatycznie umieszczona w dwóch dostępnych pokojach z danej kategorii w kalendarzu. Termin rezerwacji: 5.8.2020-12.8.2020
Teraz masz wybór:
– Nie robić nic i gość będzie się przenosił
– Spróbować przesunąć inne rezerwacje tak, aby zwolnić miejsce w jednym pokoju dla tej
Informacja o rozdzieleniu rezerwacji na dwie będzie widoczna w potwierdzeniu rezerwacji ze strony internetowej oraz w uwagach do rezerwacji w Hotelgram:
W ustawieniach tej opcji możesz też wybrać status, w jakim taka rezerwacja zostanie zapisana w kalendarzu Hotelgram. Polecamy status „inne’, gdyż odróżni on tego rodzaju pobyt od pozostałych kolorem fioletowym właśnie.
Warto zaznaczyć, że wszelkie ustawienia płatności dla rezerwacji dzielonych, które zapiszemy w statusie „lista oczekujących” czy przykładowo „inne”, zachowają ustawienia płatności dla rezerwacji online. Dzieje się tak dlatego, że w tym wypadku status rezerwacji nie wynika z ustawień płatności, ale z Twoich ustawień rezerwacji dzielonych w systemie.
Dobrym przykładem jest status dla rezerwacji, których płatność dopuszczasz przelewem zwykłym. Zazwyczaj takie rezerwacje zapisujesz pewnie na statusie „rezerwacja wstępna” i takie ustawienia nadałeś im w panelu Ustawienia/RezerwacjaOnline/Płatności. W przypadku rezerwacji dzielonych, status takiej rezerwacji przypisany zostanie według ustawień dla rezerwacji dzielonych z panelu Ustawienia/System, bez względu na to, jaki status nadałeś dla przelewu w ustawieniach płatności.
Zalety dzielenia rezerwacji:
– automatyzacja: rezerwacje wchodzą do kalendarza blokując termin, co daje gwarancję pobytu gościowi.
– zwiększenie dostępności obiektu -> zwiększenie obłożenia
Wada dzielenia rezerwacji:
– jeśli nie zadbasz o uporządkowanie kalendarza i zrobienie miejsca dla takiej rezerwacji na czas, gość będzie musiał się przenosić z pokoju do pokoju podczas pobytu.