fbpx

Podstawowe informacje

Ustawienia modułu i aplikacji Housekeeping

Jakie korzyści zapewnia aplikacja Housekeeping?

Aplikacja mobilna Housekeeping jest niezwykle pomocna w zarządzaniu usługami sprzątania w obiekcie noclegowym. Pomoże Ci sprawniej obsłużyć tak Dział Housekeepingu jak i gości Twojego hotelu czy apartamentów. Pracownicy Działu Housekeepingu mogą w łatwy i intuicyjny sposób zgłaszać pokoje czyste/brudne/do inspekcji na swoim telefonie, włącznie z możliwością zgłaszania usterek w pokojach, a wszystkie ich zgłoszenia trafią natychmiast do PMS Hotelgram, gdzie w sekcji Housekeeping oraz w kalendarzu rezerwacji widoczne będą wprowadzone zmiany.

Aplikacja działa w przeglądarce internetowej Chrome (dlatego nie musisz jej pobierać z Google Play lub App Store), co oznacza, że ​​możesz korzystać z niej zarówno na urządzeniach z systemem Android, jak i iOS.

Logowanie do aplikacji znajduje się pod adresem https://housekeeping.previo.cz/


Czego potrzebuję, aby rozpocząć korzystanie z mobilnego Housekeepingu?

W pierwszej kolejności zamów dostęp do aplikacji i modułu Housekeeping u nas. Wyślij zamówienie na adres info@hotelgram.pl lub skontaktuj się z naszym Działem Wsparcia.

Nasz pracownik aktywuje moduł na licencji Twojego obiektu, a Ty nadasz odpowiednie prawa dostępu do modułu i aplikacji dla określonych użytkowników.

Jeśli potrzebujesz pomocy, zalecamy najpierw lekturę ogólnej instrukcji ustawień uprawnień użytkowników Hotelgram tutaj Ustawienia/Użytkownicy/Role.

Nadanie użytkownikowi praw do modułu i aplikacji Housekeeping w Hotelgram :

Po otwarciu opcji edycji danej roli w sekcji Moduły możesz nadać dostęp do sekcji Usługa/Pokój, dzięki czemu dany użytkownik będzie mógł podejrzeć zmiany związane ze stanem pokoi w PMS Hotelgram. Dostęp do aplikacji mobilnej Housekeeping nadasz mu poniżej w tej samej sekcji Roli:

Po nadaniu użytkownikowi prawa do modułu Housekeeping i jego podsekcji (Usterki i/lub Zadania) w Hotelgram, użytkownik znajdzie je w systemie tutaj:


Nie zapomnij też nadać dostępu do wprowadzania zmian do stanu pokoi i usterek. Odpowiednie prawa znajdziesz tak samo w Rolach w sekcji Operacja/Pozostałe/Usługa/Pokój. Dzięki nim użytkownik będzie mógł zgłaszać i edytować zmiany w stanie pokoi i moderować je w module Housekeeping w Hotelgram:

Ustawienia modułu Housekeeping:

  • przypisywanie pokoi użytkownikom
  • automatyczna zmiana stanu pokoju na ‘nieposprzątany’
  • widok stanu pokoju w kalendarzu Hotelgram
  • aktywacja minibaru

Podstawowe
Przejdź do ustawień modułu Housekeeping w Hotelgram (koło zębate w prawym górnym rogu sekcji) i w pierwszej zakładce zaznacz opcję, czy chcesz widzieć stan pokoju w kalendarzu rezerwacji Hotelgram oraz czy i kiedy chcesz automatyczne oznaczyć pokój gotowy do sprzątania. Możesz też zastosować automatyczną zmianę stanu na ‘sprzątanie kontrolne’, jeśli pokój jest pusty przez dłuższy czas:

Jeśli oznaczysz, że chcesz widzieć stan pokoju w kalendarzu, efekt może być taki:


Każda ikona jest opisana, i po najechaniu na nią myszą widać i stan czystości pokoju i podgląd ewentualnej usterki.

Przypisywanie pokoi
W drugiej zakładce ustawień modułu przypiszesz wybrane pokoje do użytkownika. Możesz przypisać wiele pokoi do jednego użytkownika i wielu użytkowników do tego samego pokoju. Użytkownik z prawem widoku wybranego pokoju/pokoi w aplikacji mobilnej zobaczy tylko te i tylko ich stan będzie mógł zmienić:

I efekt w aplikacji moblinej (tylko 3 pokoje są widoczne dla tego użytkownika):

WSKAZÓWKA: Moduł Housekeeping umożliwia oznaczanie stanu czystości oraz wprowadzanie i zarządzanie usterkami także w innych pomieszczeniach typu garaże, bar, restauracja, czy sale konferencyjne, i tak samo możesz przypisać te pomieszczenia do obsługi konkretnemu/konkretnym użytkownikom:**

Aktywacja widoku wybranych pomieszczeń w aplikacji mobilnej Housekeeping:

Tu wskażesz, które pomieszczenia chcesz widzieć w aplikacji, a także ich stan czystości i/lub posiadane usterki. Na przykład: aby aktywować widok pomieszczenia z kategorii np. inne-dni i/lub pozostałych typów w aplikacji mobilnej, należy przejść do filtrów aplikacji i dodać te pomieszczenia do widoku zaznaczając ptaszkiem w odpowiednim polu.
Listę dostępnych filtrów znajdziesz w górnym prawym rogu okna aplikacji pod ikoną filtrowania:


Wybór potwierdzamy klikając na zielony przycisk u dołu okna, wskazujący nam zaktualizowaną liczbę pomieszczeń w widoku.

WSKAZÓWKA: Po zaznaczeniu nowych pomieszczeń w sekcji filtrów warto upewnić się, że w ustawieniach kolejności poszczególnych pomieszczeń w Hotelgram mamy taką kolejność, jaka nam odpowiada.
Kolejność pomieszczeń w aplikacji Housekeeping ustawiamy w PMS Hotelgram w sekcji Ustawienia/Obiekt noclegowy/Zakwaterowanie, w prawej kolumnie, gdzie widoczne są poszczególne pokoje. Warto pamiętać też, że kolejność jest ciągła, czyli nie ma znaczenia, czy pokój jest w kategorii Zakwaterowanie czy inne-dni -> jeśli pokój Double ustawimy w kolejności jako 1, a salę konferencyjną jako 2, będą one widoczne w aplikacji mobilnej jedno pod drugim.

Minibar
W trzeciej zakładce okna ustawień modułu Housekeeping aktywujesz możliwość oznaczania konsumpcji z pokojowego minibaru przez zespół sprzątający:

Dzięki temu osoba obsługująca pokój może oznaczyć na telefonie produkty wybrane przez gościa z pokojowego minibaru i dodać je tym samym do konta pokoju w PMS Hotelgram:


Po zaznaczeniu opcji Do obciążenia wybrane pozycje zostaną dodane do konta pokoju w rezerwacji gościa w PMS Hotelgram, a produkt w odpowiedniej ilości zostanie też automatycznie wydany z magazynu:

Zmiany na koncie pokoju, dodane przez pracownika w aplikacji Housekeeping, gość zobaczy na koncie swojej rezerwacji w Alfredzie.

UWAGA: Aby umożliwić pracę z produktami minibaru w aplikacji Housekeeping, dodaj produkty minibaru do magazynu w sekcji Ceny/Pozycje Magazynu w Hotelgram, i koniecznie oznacz ich segment jako “Minibar” i jego pochodne (“Minibar – art. spożywcze”, “Minibar – napoje”).

WSKAZÓWKA: Wszystkie zmiany w rezerwacji włącznie z tymi z aplikacji mobilnych, widoczne są w historii rezerwacji wraz z datą, godziną i loginem osoby je wprowadzającej do systemu.


Powiadomienia aplikacji na telefonie

Pamiętaj, żeby włączyć powiadomienia aplikacji na telefonie/urządzeniu mobilnym, na którym jej używasz. Dzięki temu nie przegapisz:

  • żadnego check-outu, który powiadomi Cię, że pokój jest gotowy do sprzątania
  • nowej rezerwacji na dziś, co pomoże Ci zaplanować dalsze sprzątanie, lub wskaże, że należy sprawdzić, czy pokój jest na pewno przygotowany na przyjęcie gości
  • zgłoszenia lub naprawy nowej usterki

Powiadomienia aktywujesz po zalogowaniu do aplikacji w dolnym menu podsekcji ‘Ustawienia’ i dalej ‘Powiadomienia’:

Pamiętaj też o aktywacji powiadomień push w przeglądarce Chrome, w której korzystasz z Housekeepingu. Ogólne powiadomienia aplikacji Chrome:

I w ramach Chrome powiadomienia z URL aplikacji Housekeeping:

Niestety powiadomienia nie działają na urządzeniach z systemem iOS, po prostu dlatego, że iOS nie obsługuje powiadomień dla aplikacji internetowych.