fbpx

Konto rezerwacji i właściciele pozycji konta

Konto rezerwacji i właściciele pozycji konta

Wersja 8.6.0 wprowadza kilka ważnych zmian w sposobie pracy z kontem pokoju, zwłaszcza w rezerwacjach grupowych. Przedstawmy pokrótce je wszystkie.

Tylko jedno konto do rezerwacji grupowych
W rezerwacjach grupowych do tej pory można było przenieść pozycje z kont pokoi na konto grupowe i odwrotnie. Oznaczało to, że istniały salda każdego konta pokoju, saldo konta grupy i łączne saldo wszystkich kont.

Nowa wersja łączy te wszystkie konta w jedno konto ogólne (które zastępuje pierwotne konto grupy/pokoju). Ta zmiana nie usunie opcji wystawienia faktury tylko za przedmioty z jednego pokoju, gdyż wprowadziliśmy wygodne filtrowanie na koncie.

Każdy element na koncie nadal posiada połączenie z określonym pokojem (i kilkoma innymi parametrami), dzięki czemu można go odfiltrować i wyświetlić bezpośrednio na koncie ogólnym zgodnie z własnymi potrzebami podczas fakturowania.


Właściciel pozycji na koncie

Nowością jest pierwsza kolumna, którą zobaczysz na koncie pokoju – Właściciel. Za pomocą tego parametru możesz przypisać różnych właścicieli do różnych pozycji konta. Może to być bardzo pomocne w przypadku wystawiania faktur dla pojedynczych gości z grupy.


Właścicielem pozycji na koncie mogą być:

  • Goście wymienieni w rezerwacji
  • Firma przypisana do rezerwacji
  • OTA (np. Booking.com, Expedia, RESERVATION+ ->>system rezerwacji online od Previo na Twojej stronie internetowej), które wysyłają rezerwację do Previo

WSKAZÓWKA: Pozycja konta oczywiście nie musi posiadać właściciela. Jest to Twój wybór i funkcja ta wartościowa będzie dla większych rezerwacji czy dużych pokoi, gdzie np. wystawiasz kilka rachunków dla poszczególnych gości. Jeśli nie interesuje Cię ta lub inna kolumna, możesz ją usunąć z widoku konta rezerwacji dla swojego użytkownika licencji Previo:


Zakładając, że chcesz widzieć kolumnę Właściciel, wróćmy do dalszych instrukcji:

Po kliknięciu pola właściciela na liście zobaczysz sugestie gości, firmy i partnera rezerwacji, jeśli te dane zostały podane w szczegółach rezerwacji.

WSKAZÓWKA: Jeśli właścicielem danej pozycji koncta ma być konkretny gość, należy wprowadzić przynajmniej jego imię/nazwisko w edytorze karty rejestracyjnej w szczegółach rezerwacji pokoju, gdyż to stamtąd system zaczytuje gości jako możliwych właścicieli pozycji konta:

Gość lub firma:

lub partner (OTA lub Twoja www, na której zainstalowałeś RESERVATION+):


Właściciela możesz wybrać z podpowiedzi, możesz też ograniczyć wyniki wyszukiwania poprzez rozpoczęcie wpisywania nazwiska/nazwy firmy w polu tekstowym:

Wszystkie pozycje konta mają również pole wyboru na początku każdego wiersza:

Będzie ono bardzo pomocne przy zbiorczej edycji elementów konta. Przetestuj wybrane pozycje i za pomocą nowego niebieskiego przycisku w prawym górnym rogu zbiorczo zmień właściciela wszystkich wybranych elementów (możesz też zacząć wpisywać nazwę właściciela, aby skrócić listę możliwości):


Filtry konta

Nad kontem pokoju zobaczysz nowy pasek filtrowania. Pozycje konta można filtrować według kilku różnych parametrów, które można ze sobą też łączyć. Filtry można również wybrać z nagłówków kolumn na koncie:
3 różne połączone filtry:

Filtr wybrany z nagłówka kolumny:

Możesz filtrować według:

Właścicieli – pozycje należące do poszczególnych gości/firmy
Pokoi – pozycje powiązane z konkretnymi pokojami (głównie do rezerwacji grupowych)
Segmentów – tylko pozycje określonego typu (np. wszystkie pozycje typu „zakwaterowanie” opłacane przez firmę itp.)
Dokumentów – elementy związane z niektórymi już wystawionymi dokumentami
Płatności – pozycje opłacone przez określoną płatność dokumentu
Filtry mogą ułatwić orientację w rezerwacjach grupowych, a także są potężnym narzędziem do fakturowania. Więcej informacji o filtrach znajdziesz w osobnym artykule.


Anulowane rezerwacje

Wprowadziliśmy również niewielką zmianę w działaniu anulowanych rezerwacji w ramach rezerwacji grupowych. Przenieśliśmy wszystkie pozycje anulowanej rezerwacji na konto pokoju w oryginalnej wersji i doradziliśmy wszystkim naszym klientom, aby usunęli/odpięli anulowaną rezerwację z grupy, aby nie wpłynęła ona na całkowite saldo grupy.

W nowej wersji “ukrywamy” pozycje z anulowanych rezerwacji w ramach grupy i nie wliczamy ich do salda konta. Niemniej jednak anulowane pozycje można wyświetlić za pomocą specjalnego przycisku (ikona oka) znajdującego się w prawym górnym rogu obok paska filtrów:

Pozycje z anulowanych rezerwacji można bardzo łatwo zidentyfikować. Są one oznaczone czerwoną ikoną tuż obok nazwy pokoju. A podczas ich wyświetlenia są one wliczane do salda konta (tylko w czasie, gdy wyświetlasz je na koncie):

Nasza pierwotna rekomendacja (usuń lub skasuj anulowane rezerwacje z grupy) nadal obowiązuje.

Powód jest prosty – jeśli nadal będziesz pracował z anulowanymi pozycjami, np. połączysz je w jedną pozycję o nazwie „opłata za anulację” i wystawisz za nią dokument i go opłacisz, całkowite saldo rezerwacji będzie wyglądało na przepłacone, ponieważ anulowane pozycje standardowo nie są w nim kalkulowane.

W takiej sytuacji może lepiej dodać nową pozycję (opłatę za anulowanie) do jednej z pozostałych potwierdzonych rezerwacji i usunąć anulowane.