Rezerwacje na Liście Oczekujących

Możliwe są sytuacje, w których PMS Hotelgram nie będzie w stanie po otrzymaniu rezerwacji z portalu OTA za pomocą channel managera wstawić jej do kalendarza Hotelgram – zablokować zarezerwowanego pokoju do dalszych rezerwacji.

Może się tak zdarzyć w przypadku overbooka (nie masz już dostępności w swoim obiekcie, a jednak z jakiegoś powodu rezerwacja została dokonana na portalu rezerwacji online)
Może się też tak zdarzyć, kiedy dostępność w obiekcie jest, ale, aby umieścić rezerwację w kalendarzu w jednym pokoju, trzeba przesunąć inne już odebrane rezerwacje, oczywiście idealnie jest, kiedy można to zrobić w ramach rezerwowanej kategorii.

W każdym z powyższych przypadków problematyczna rezerwacja zostanie umieszczona na Liście Oczekujących (status „lista oczekujących”, rezerwacja będzie widoczna na tablicy w polu Lista Oczekujących po prawej stronie kalendarza). Otrzymasz też e-mail, w którym opiszemy, że rezerwację trzeba przetworzyć ręcznie do kalendarza Hotelgram, aby fizycznie zarezerwować pokój dla gościa. W wiadomości dla ułatwienia przetwarzania otrzymasz też informację, czy masz jeszcze dostępność w obiekcie, czy nie.

Jeśli e-mail stwierdzi brak dostępności, i naprawdę nie możesz już nic zrobić, aby zaoferować klientowi pokój, trzeba jak najszybciej skontaktować się z klientem/zapewnić mu alternatywne zakwaterowanie u konkurencji, lub powiadomić o sytuacji dany kanał OTA, który może pomóc w poszukiwaniu alternatywnego hotelu w Twojej miejscowości. Aby sprawdzić, co się stało, że rezerwacja została dokonana mimo braku dostępności, skontaktuj się z działem wsparcia Hotelgram/supportem Twojego channel managera.

Jeśli posiadasz wolne pokoje, Twoim zadaniem jest po prostu dopasowanie rezerwacji w kalendarzu tak, aby zwolnić miejsce dla tej nowej (inne rezerwacje być może trzeba przesunąć, aby zwolnić daty w ramach kategorii pokoju).

Przykład

Otrzymałeś rezerwację, która trafiła na Listę Oczekujących. Rezerwacja przyszła z portalu OTA, jest rezerwacją potwierdzoną przez portal i klienta, który zarezerwował pokój w kategorii: Pokój Jednoosobowy, do której należy pokój 102, w terminie 27.12 – 29.12.

W wiadomości e-mail dostałeś informację, że posiadasz wolne pokoje w kategorii – to nie jest overbooking. Wystarczy sprawdzić w kalendarzu Hotelgram, czy faktycznie posiadasz jeszcze wolny pokój dla tej rezerwacji. Możesz to zrobić bezpośrednio w kalendarzu głównym (a jeśli stworzyłeś małe kalendarzyki dla poszczególnych kategorii pokoi będzie Ci jeszcze łatwiej, jak na naszym przykładzie, gdzie mamy dedykowany kalendarzyk z dostepnością dla kategorii pokój 1-osobowy udostepniany w B.com):

lub też w grafie dostępności (ta metoda będzie przydatna dla obiektów, które posiadają wiele pokoi w jednej kategorii)

Rada: pośpiech, gdyż dopóki kalendarz nie jest zablokowany, na miejsce tej rezerwacji może przyjść kolejna i wówczas to już może być overbooking.

Sprawdzając kalendarz możesz też stwierdzić, że tak, być może dostępność jest, ale musisz przesunąć inną rezerwację, lub nawet kilka pobytów tak, aby tę nową umieścić bezpiecznie w kalendarzu Hotelgram.

Rada: przesunięcie rezerwacji można zwykle wykonać poprzez przytrzymanie rezerwacji lewym klawiszem myszy i przeciągnięcie jej w wybrane nowe miejsce. Na powyższym przykładzie wystarczy przesunąć 1-dniową rezerwację oznaczoną strzałką do pokoju powyżej, aby zwolnić zarezerowany przez nią pokój na 2 doby dla rezerwacji 27-29.12.

Kiedy zwolnisz już pokój w kalendarzu, wystarczy kliknąć dwukrotnie na rezerwację znajdującą się na Liście Oczekujących, upewnić się, że pokój do niej przypisany to ten zwolniony przez Ciebie przed chwilą, a następnie zmienić jej status na potwierdzono, lub jakikolwiek inny, który spowoduje wstawienie jej do kalendarza i blokadę dla niej pokoju (rezerwacja wstępna, inny, zamedlowano, też do nich należą).
Jeśli zmienisz status, a pokój widniejący w rezerwacji będzie niedostępny, oznaczony zostanie on na czerwono i rezerwacji nie uda się zmodyfikować:

Dla rezerwacji 27-29.12 zwolniliśmy inny pokój w kategorii, którą gość zarezerwował na portalu OTA, dlatego możemy śmiało zmienić ten pokój w oknie edycji, następnie status rezerwacji, a po jej zapisaniu pojawi się ona w kalendarzu przez chwilę podświetlona na żółto:

Rada: rezerwacje znajdujące się na Liście Oczekujących przetwarzaj zawsze w pierwszej kolejności po otwarciu PMS Hotelgram na początku swojej zmiany/z samego rana! Aby uniknąć overbookingu.

Jeśli pozostawisz rezerwację na Liście dłużej, możesz doprowadzić do sytuacji podbramkowej. Otrzymasz też wiadomość e-mail, która ostrzeże Cię przez możliwością sprawienia sobie overbooka z powodu braku natychmiastowego podjęcia działań.

Co jeszcze możesz zrobić?

Jeśli nie chcesz otrzymywać rezerwacji na Listę Oczekujących, mamy dla Ciebie opcję alternatywną. Rezerwacje z portali OTA mogą automatycznie trafiać do kalendarza Hotelgram podzielone pomiędzy pokoje, które są dostępne. Przy tym ustawieniu, jeśli otrzymasz taką rezerwację, jak powyższa, na dwie doby, zostanie ona podzielona na dwie rezerwacje, z których każda będzie przypisana do innego pokoju.
Oczywiście pozostawienie jej w takiej konfiguracji to ostateczność, ale taki bezpiecznik pozwoli Ci na spokojnie zająć się problemem później, bo kalendarz jest zablokowany i być może wystarczy potem przesunąć kilka innych rezerwacji, aby tę umieścić w jednym pokoju na cały pobyt gościa.

Proponowaną opcję możesz aktywować w ustawieniach kalendarza rezerwacji:

Więcej informacji na temat podstawowych ustawień kalendarza znajdziesz tutaj.