Płatność na bazie faktury / Płatność od partnera (OTA)
Nowa aktualizacja konta rezerwacji wprowadza również zmianę w parametrze Płatność na bazie faktury oraz Płatność od partnera (OTA), który do tej pory był ważny dla całej rezerwacji (czyli dla wszystkich pozycji na koncie pokoju). Wyglądało to tak:
Parametry te mogły być ustawione w koncie pokoju ręcznie lub były ustawiane automatycznie w sytuacjach, gdy rezerwacja u partnera była już opłacona z góry (płatność z OTA) i zawierała wirtualną kartę kredytową.
W bazie firm można było ustawić parametr Płatność na bazie faktury dla wybranych firm. Kiedy przypisałeś taką firmę do rezerwacji to wskazany parametr został wybrany automatycznie.
Po przypisaniu jednego z tych parametrów można było zobaczyć tę informację zarówno na koncie pokoju, jak i we podglądzie rezerwacji w kalendarzu rezerwacji.
Parametr wpływał też na przykład na działanie aplikacji Alfred. Rezerwacje oznaczone jednym z powyższych parametrów były automatycznie uznane za opłacone i Alfred nie żądał zapłaty za pobyt od gościa, czego efektem mogło być udostępnienie kodu do wejścia do pokoju bez opłacenia przez gościa dodatkowych usług.
Jaki zatem był problem z dotychczasowymi parametrami?
Spotkaliśmy się z kilkoma problematycznymi sytuacjami związanymi z tym, że parametry zostały ustawione dla całej rezerwacji, a nie dla pojedynczych pozycji konta. Przykład Alfreda powyżej także jest tutaj istotny, gdyż najczęstszym problemem były właśnie sytuacje, kiedy goście zamawiali pobyt w Booking.com (lub innym OTA). Rezerwacja została oznaczona jako Płatność od partnera (OTA), ponieważ wirtualna karta kredytowa z płatnością za rezerwację została do niej dołączona i przekazana hotelarzowi.
Następnie goście zamawiali dodatkową usługę bezpośrednio w hotelu lub w aplikacji Alfred, która oczywiście nie została opłacona wraz opłaconym z góry zakwaterowaniem. Mimo to Alfred nadal uważał rezerwację za w pełni opłaconą ze względu na parametr Płatność od partnera (OTA) i mógł zapewnić dostęp do pokoju gościowi bez dodatkowej opłaty za dodatkowe usługi.
Ten sam problem dotyczył również podatku od zakwaterowania, który może nie być opłacany w OTA (i nie jest wliczony w przedpłatę na wirtualnej karcie kredytowej), i należy go pobrać oddzielnie bezpośrednio od gościa po przyjeździe do obiektu.
Podobna historia miała miejsce w przypadku recepcjonisty, który podczas check-outu nie sprawdzał kont rezerwacji pokoi oznaczonych jako Płatność od partnera (OTA), ponieważ również uważał ją za w pełni opłaconą.
Inną kłopotliwą sytuacją był przypadek hotelarza, który chciał pobrać należność z wirtualnej karty płatniczej. Łączna cena rezerwacji wyniosła 5000 zł, 4000 zł to cena zakwaterowania płatnego przez OTA z góry, a 1000 to cena usługi dodatkowej. Hotelarz nie mógł wiedzieć na bazie parametru wskazanego na koncie pokoju, że 1000 zł należy pobrać od gościa i bezskutecznie próbował pobrać płatność całkowitą z karty, która “zawiera” jedynie 4000 zł, gość już wyjechał i nie ma możliwości pobrania dodatkowej płatności. Hotelarz musiał liczyć na uczciwość klienta i skontaktować się z nim po pobycie.
Tego typu przypadki spowodowały, że podjęliśmy decyzję o udoskonaleniu tej funkcjonalności.
Jak zmieniamy powyższe parametry?
Nie zostały one całkowicie anulowane, po prostu dostosowujemy ich Waszych potrzeb tak, aby uwzględnić sytuacje wymienione powyżej i zapobiec błędom w płatnościach. Dlatego powstała funkcja Właściciela pozycji konta.
Jak wspomnieliśmy w artykule ogólnym, właścicielem pozycji konta może być również firma i partner rezerwacji (OTA). W naszym przypadku oznacza to, że jeśli otrzymamy przedpłaconą rezerwację od partnera, automatycznie przypiszemy partnera jako właściciela wszystkich otrzymanych z OTA pozycji na koncie. Oznacza to, że pozycje te zostaną uznane za opłacone (przez partnera) także np. w aplikacji Alfred.
Wcześniejszy parametr Płatność na bazie faktury działa bardzo podobnie. Wciąż ustawisz go dla konkretnej firmy w swojej bazie firm, a gdy dodasz firmę do rezerwacji, zadecydujesz czy system przypisze ją do wszystkich pozycji na koncie jako ich właściciel. Pozycje te również będą uważane za opłacone zgodnie z parametrem przypisanym przez Ciebie w bazie firm.:
Tu przypiszesz firmie płatność na bazie faktury, jak dotychczas:
Po dodaniu jej do rezerwacji, system spyta Cię, czy przypisać ją jako właściciela wszystkich pozycji na koncie i zrobi to automatycznie, jeśli klikniesz Tak:
Jeśli następnie dodasz więcej pozycji do konta pokoju, to od Ciebie już zależy, czy przypiszesz firmę jako właściciela także i do tych usług (np. firma płaci na jednej fakturze zbiorczej po kilku miesiącach za wszystkie swoje rezerwacje bez względu na zamówione w nich usługi), lub, czy przypiszesz gości do poszczególnych dodatkowych elementów konta tak, aby sami opłacili zamówione przez siebie usługi bez kosztów dla firmy, która opłaca np. tylko zakwaterowanie i posiłki.
UWAGA 1: Jeśli dodasz do rezerwacji firmę, której przypisałeś płatność na bazie faktury, a konto rezerwacji ma już przypisanych właścicieli pozycji, nie zastąpimy pierwotnych właścicieli firmą i, jeśli chcesz zastąpić nią wcześniejszych właścicieli, zrobisz to ręcznie (np. używając grupowej edycji właściciela dla pozycji na koncie).
UWAGA 2: Jeśli istnieje co najmniej jedna pozycja na koncie z przypisanym partnerem/firmą – właścicielem, w podpowiedzi do rezerwacji w kalendarzu nadal będzie widoczna informacja o Płatności na bazie faktury / Płatności od partnera (OTA).
Podsumowując cały artykuł w jednym zdaniu: parametry płatności nie są ustawiane dla każdej pozycji na koncie i można je ustawić poprzez przypisanie firmy, można też ustawić je automatycznie poprzez otrzymanie przedpłaconej rezerwacji z OTA. Wszystko to powinno naprawdę pomóc w rozliczaniu rezerwacji.
Kampanie mailingowe i warunki wysyłki
Nasz moduł mailingowy zawiera już parametry do wysyłania kampanii w oparciu o Płatność na bazie faktury / Płatność od partnera (OTA). Hotelarze dopasowują treść wysyłanych e-maili w zależności od tego, czy rezerwacja jest już opłacona, czy jest to rezerwacja, którą należy opłacić w sposób standardowy (np. pochodzącą z zamówienia telefonicznego na kompletne last minute itp.):
Warunki wysyłki mailingu pozostaną bez zmian po aktualizacji systemu, co oznacza, że wszystkie Twoje kampanie e-mailowe, które ich używają, również będą działać poprawnie.
Nastąpi tylko niewielka zmiana logiki warunku. Jeżeli na koncie pokoju będzie przynajmniej jedna pozycja przypisana do partnera (np. Booking.com) lub do firmy (której przypisałeś parametr płatności na bazie faktury) to CAŁĄ REZERWACJĘ zaliczymy do oznaczonych Płatnością na bazie faktury / Płatnością od partnera (OTA).